Assistant Medico-Administratif H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un Secrétaire Médicale (h/f) au sein de les unités d´admission relevant au Pôle UNIVA, à temps plein.
Mission générale du poste :
1. Gestion des rendez-vous
· Prise de rendez-vous/modification/annulation.
· Indication du rendez-vous dans la planification et dans le dossier patient informatisé.
· Préparation des enveloppes de rendez-vous.
· Réservation des transports via l'application Speedcall.
· Récupération des compte-rendu des précédentes hospitalisations, des comptes rendus des rendez-vous médicaux et numérisation dans le dossier patient informatisé.
2. Gestion administrative du parcours patient (admission/sortie et renseignements du DPI)
2.1 Gestion de l'admission
· Recueil des documents administratifs : CNI, mutuelle, attestation de droit sécurité sociale, médecin traitant, carte vitale, téléphone, mail, ou mise en lien avec la famille/les proches pour tenter de récupérer les informations ou les documents nécessaires.
· Contrôle de la sectorisation des patients dès l'admission.
· Remplissage du formulaire de « personne de confiance » (aux patients et familles), formulaire pour les photos (identitovigilance), chambre particulière pour les patients en Soins Libre.
· Prendre en photo les patients et ajouter le document dans le dossier patient informatisé (DPI).
· Numérisation des documents à intégrer dans le DPI (prescriptions, comptes rendus, courriers)
· Participation à la bonne tenue du dossier papier.
· Gestion administrative des patients en hôpital de jour (mouvements sur DPI et actualisation des informations administratives).
2.2 Gestion des soins sans consentements (SSC)
· Gestion des certificats pour les sorties provisoires (SP) / RDV extérieurs / sorties à l'extérieur de l'unité.
· Contrôle de la conformité des documents relatifs à l'isolement/contention (pochette et transmissions Direction des Usagers).
· Suivi des retours et transmission à l'équipe, les médecins, et le Cadre de Santé.
2.3 Gestion de la sortie
· Vérification de la validation de la lettre de liaison, impression et remise au patient lors de la sortie définitive
· Gestion de l'enveloppe de sortie du patient avec les documents nécessaires.
· Lien avec les partenaires pour le suivi ambulatoire des patients hospitalisés (CMP, HAD, IDEL etc)
· Lien avec mandataires de justice, aide a domicile
· Gestion des questionnaires de satisfaction et transmission au service qualité.
· Maintien en alerte de l'équipe lors de réquisition judiciaire ou des dépôts d'argent lors des admissions pour les sorties définitives des patients.
3. Autres
· Gestion du tableau de bord de l'activité du service
· Dossier papier du patient scanné dans le DPI et transmis pour archive après la sortie définitive.
· Présence au staff et aux transmissions IDE afin de compléter les transmissions avec les dates de RDV, dernière actualité non médicale des patients.
· Prise de RDV avec les interprètes et organisation de la prestation, en lien avec les équipes soignantes.
· Prise en charge des fiches adressage/demande de prise en charge, aux différents partenaires.
· Gestion des demandes d'intervention technique via l'application Isilog (demandes et suivi).
· Gestion des stocks de formulaires divers et/ou bons de prescription.
· Participation à la gestion et réception des commandes en lien avec le cadre de santé (matériel et fournitures).
· Gestion de l'accueil téléphonique et physique sur une plage horaire définie, et gestion des demandes.
· Impression de documents d'informations ou renseignement des patients sur certains dispositifs du Centre Hospitalier Charles Perrens (PAD, MDU, plan du CH).
· Participation aux réunions de service et saisie des comptes rendus de réunion en lien avec le cadre de l'unité.
· Participer à la dynamique au sein du pôle :
Participer à la permanence des AMA sur le pôle,
Soutenir la démarche qualité.

Profil recherché :

Diplôme et/ou qualification :
· Baccalauréat Sciences Médico-Sociales.
· Diplôme de Secrétariat Médico-Social.
Connaissances :
· Principaux logiciels (Suite Microsoft Office et Open Office, Hôpital Manager).
· Bureautique, intranet/internet.
· Dactylographie.
· Connaissances détaillées du vocabulaire médical.
· Connaissances juridiques : réglementation, droit des patients.
· Connaissances sur les différents modes de soins sans consentement
· Acquisition de connaissances sur l'ensemble du réseau et des partenaires
Savoir être :
· Faire preuve de dynamisme et de réactivité,
· Sens des responsabilités, autonomie,
· Aptitudes à la communication avec les patients, les familles, le personnel soignant,
· Être à l'aise avec l'entretien en individuel et en groupe,
· Capacité au travail en collaboration,
· Capacité à intervenir auprès de plusieurs équipes pluridisciplinaires.
Savoir faire :
· Savoir se situer dans le respect de la confidentialité et du secret professionnel.
· Savoir communiquer et coopérer avec l'ensemble des équipes soignantes des unités d'admission, avec les équipes du service de la somatique et avec les intervenants extérieurs concernés,
· Être en capacité de communiquer de façon bienveillante et neutre avec les personnes prise en charge.
· Avoir des capacités d'organisation, de coordination et d'anticipation.
· Savoir promouvoir son activité et communiquer avec les partenaires de soins.
· Savoir travailler en collaboration avec les différents partenaires.
Spécificités du poste :
· Poste à temps plein basé sur le site du CH Charles Perrens Bordeaux
· Horaires fixes en journée du lundi au vendredi.