Office Manager H/F Velvet Consulting

Détail du poste

Équipe : Rattaché(e) à la Direction Administrative et Financière et travaillant en étroite collaboration avec la DRH

Objectif du poste :

L'Office Manager est le/la garant(e) du bon fonctionnement quotidien du siège et contribue activement à la qualité de vie au travail. Il/Elle assure un support administratif polyvalent, gère les services généraux, organise les événements internes et assiste la direction dans diverses tâches administratives.

Missions principales :

Gestion des services généraux (30%) :
- Archivage et classement des documents.
- Gestion des commandes de fournitures de bureau et suivi des stocks.
- Gestion administrative de la plateforme Egencia (réservations de voyages).
- Gestion des contrats fournisseurs (suivi, renouvellement, etc.).
- Gestion et suivi des badges d'accès.
- Gestion des aménagements ou réaménagement des espaces de travail au sein de la société.Gestion des locaux (maintenance, aménagement, etc.) dont la réservation des salles de réunion ou rédaction de procédures pour aider les collaborateurs à les réserver
- Coordination avec les offices managers des autres entités du réseau en France.

Organisation des événements internes (10%) :
- Planification et organisation logistique des événements (apéros, réunions d'équipe, goûters, petits déjeuners, etc.).
- Gestion des invitations et des confirmations de présence.
- Coordination avec les prestataires externes (traiteurs, lieux de réception, etc.).

Communication Interne & Événementiel (20%) :
- Modération des interactions avec le CoDir lors d'événements.
- Supervision de la logistique événementielle dont les Open Agency (VML et Velvet) de 17h à 23h 1 fois par trimestre.
- Gestion du budget alloué aux événements.
- Évaluation de la satisfaction des participants.
- Publication de contenus relatifs aux événements internes sur LinkedIn.
- Animation de la page Workplace (My Velvet) : publication de contenus, réponse aux commentaires et messages.
- Support aux collaborateurs : envoi des invitations et relances pour les événements internes.
- Coordination avec les prestataires externes.

Support informatique (10%) :
- Interface avec le support IT pour la résolution des problèmes techniques.
- Gestion des entrées/sorties du personnel (création des comptes, attribution du matériel, etc.).
- Suivi et aide à la gestion du parc informatique en collaboration avec le partenaire IT.

Accueil (10%) :
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs.
- Assistanat de direction (20%) :
- Suivi de la carte bancaire de la société.
- Création des bons de commande fournisseurs.
- Dépôt des factures fournisseurs sur la plateforme dédiée.
- Tâches administratives transverses.

Profil recherché :

Expérience :
- Minimum 2 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) de gestion ou assistant(e) polyvalent(e).
- Une expérience en stage dans un environnement d'entreprise est un plus.

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Aisance avec les outils de communication digitale et les réseaux sociaux (LinkedIn, Workplace).
- Expérience de travail sur un site web (un atout).

Qualités personnelles :
- Excellent relationnel et sens du service.
- Rigueur, organisation et autonomie.
- Dynamisme, enthousiasme et proactivité.
- Excellente communication écrite et orale.
- Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.
- Discrétion et confidentialité.
- Aisance lors de contacts téléphoniques.
- Goût pour la polyvalence.

Informations complémentaires :
- Type de contrat : Contrat à Durée Déterminé de Septembre 2025 à 9 mois.
- Temps de travail : Temps partiel (3 jours par semaine : mardi, jeudi et vendredi idéalement)
- Lieu de travail : Levallois
- Rémunération : Selon profil et expérience
- Date de début : Dès que possible

Velvet Consulting, c'est un cabinet hybride entre data, tech, marketing et digital, qui place l'humain au coeur des projets. Depuis 2020, nous faisons partie du groupe WPP (via VML), ce qui nous donne un terrain de jeu global, tout en gardant notre esprit agile et conseil.