Secrétaire - Standardiste - Gip - l'Europe a Mayotte H/F Fonction publique Territoriale
Tsingoni - 976 Fonctionnaire- Bac
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Placé sous la responsabilité de la Direction du GIP EAM, le/la secrétaire-standardiste assurera les tâches de secrétariat courantes et le standard téléphonique.
1. Gestion administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes;
- Assurer les prises de rendez-vous;
- Traiter le courrier postal et électronique;
- Gestion d'accueil et de standard téléphonique;
- Suivre la circulation des parapheurs;
- Gérer les agendas et contrôler les échéances;
- Saisir, mettre ne forme des documents divers (courriers, mails, rapports...), les produire et les diffuser;
- Traiter et diffuser des informations internes et externes;
- Gestion des absences en lien avec les services et les ressources humaines;
- Répondre aux demandes d'information en interne et en externe;
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe;
- Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions;
- Prendre en charge les aspects logistiques de la Direction (gestion de stocks des fournitures bureautique, photocopieurs...);
- Gestion du parc automobiles de l'établissement;
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière;
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative, financière;
- Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives;
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans le système d'information administrative.
2. Organisation administrative et logistique des réunions :
- Gérer l'organisation matérielle et logistique des réunions;
- Assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations;
- Vérifier la régularité des réunions : quorum...;
- Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
* Connaissances
* Maîtrise des techniques de communication orale et écrite;
* Connaissances générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat;
* Maîtrise les applications bureautique et les outils de la messagerie
* Compétences opérationnelles
* Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale;
* Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail;
* Sens des priorités;
* Capacités à prendre des initiatives;
* Capacités à rendre des compte de son activité de manière spontanée et synthétique;
* Capacités de s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
* Savoir être
* Discrétion;
* Devoir de réserve et sens du service public;
* Très bon sens relationnel;
* Autonomie;
* Sens de l'écoute;
* Sens du service public
Infos complémentaires
- Entre 2 000 - à 2 500 - bruts mensuels pour la catégorie B
- Tsingoni - 976
- Fonctionnaire
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