Adjoint Administratif à 50 % - CDD - D-Itep H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Description du contexte/environnement du poste
Le Pôle médico-social est composé de l'ITEP de St Venant et de la MAS de Béthune
MAS : Maison d'Accueil Spécialisée
ITEP : Institut Thérapeutique, Educatif et Pédagogique

Contexte de travail :
Travail de jour 50 %

CDD

Missions générales
L'adjoint administratif est chargé de l'exécution des tâches administratives relatives au bon fonctionnement des structures du pôle médico-social.

Missions principales et activités :
Accueil des personnes (familles, partenaires),
Gestion administrative des entrées/sorties des résidents,
Gestion des états de présence des résidents (internat/accueil de jour),
Gestion des états trimestriels de présence (CPAM),
Participation à l'utilisation de Via Trajectoire,
Mise en uvre de tableaux de bord et indicateurs de suivi,
Suivi des enquêtes,
Gestion des régies administratives,
Contrôle et regard sur les factures de fonctionnement,
Gestion du logiciel CHRONOS,
Gestion des stocks de fournitures de bureau et de matériels (suivi, contrôle, relance commandes),
Gestion documentaire,
Organisation de réunions, commissions spécialisées,
Prise de notes, mise en forme de documents,
Rédaction de notes, documents et/ou rapports,
Rédaction annuelle des rapports d'activités,
Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda,
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques,
Réception du courrier,
Traitement des courriers, dossiers, documents,
Organiser et contrôler les dossiers des usagers,
Classement, archivage,
Traitement des mandats et demandes patrimoine,
Participation à la démarche Qualité et de Gestion des Risques,
Contribuer aux travaux institutionnels en lien avec le projet d'établissement.
Missions spécifiques ITEP :
Gestion des taxis,
Participation préparation pré-rentrée.

Caractéristiques particulières du poste
Maîtrise des logiciels Excel et Word

Responsables fonctionnels/Liens privilégiés
Liaison hiérarchique :
Directeur de l'Offre Médico-Sociale,
Cadre Supérieur Socio Educatif
Coordinatrice Educatif

Relations fonctionnelles :
Equipes administratives,
Thérapeutique,
Pédagogique,
Educatives.

Compétences attendues et souhaitées
Capacité d'écoute,
Capacité d'adaptation,
Sens du travail en équipe pluridisciplinaire,
Sens des responsabilités,
Autonomie et capacité à prendre des initiatives,
Faire preuve de discrétion professionnelle,
Capacité d'analyse et d'organisation.