Assistant du Cabinet du Maire H/F Mairie
Villejust - 91 CDI- 2 300 - 2 500 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
L'assistant(e)assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services et les autres
Collectivités. Il est chargé d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et dans la
mise en oeuvre et le suivi des politiques publiques. Il coordonne la représentation et les interventions
du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes
etc.), le protocole et les actions de proximité.
Activités du poste
- Accueil téléphonique et physique : renseigner le public, identifier ses attentes et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Gestion des agendas du Maire : planifier, organiser et préparer les rendez-vous et réunions complété par les pièces du dossier,
- Suivi des rendez-vous avec les administrés : enregistrement, transmission et suivi du traitement des demandes déposées,
- Rédaction de courriers, constituer les dossiers de rendez-vous,
- Relation avec la direction Générale des Services pour le suivi des demandes,
- Gestion des plannings des réunions avec les élus.
- Gestion des fichiers
Courriers
- Préparation de la pochette journalière, constituer les dossiers de rendez-vous,
- Gestion journalière des courriers (réception, tri, diffusion) avec le logiciel courrier,
- Réception, traitement et transmission des courriels reçus sur les adresses génériques de contact de la mairie et du cabinet.
Evénementiels - Protocole
- Organisation et suivi des événements suivants :
- Envoi des Voeux du Maire (actualisation et harmonisation de l'ensemble des fichiers déjà existants)
- Accueil des nouveaux arrivants
- Médaille du travail
- Commémorations
- Fête de la ville
- Marché de Noël en collaboration avec le service « vie associative et événements.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classement, archivage, Environnement administratif, institutionnel et politique, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Archiver des dossiers et documents de référence, Numériser des documents, médias ou supports techniques, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé non qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Villejust - 91
- CDI
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