Assistant d'Accueil et de Secrétariat Site Sud H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous la responsabilité de la Directrice d'unité de gestion :

L'assistant(e) d'accueil et de secrétariat a pour mission d'accueillir le public et de participer à l'administration et à la gestion de la structure.
- Sous l'autorité du gestionnaire, accueillir et faciliter la vie des étudiants (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives...)
- Sous la responsabilité du régisseur, encaisser les loyers et travailler en liaison avec les différents services du CROUS et la CAF,
- Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie, veiller à l'occupation optimum des résidences,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Accueillir les entreprises et suivre la réalisation des prestations fournies,
- Participer à la sécurité des personnels et des biens,
- Assurer la vente de prestations de services divers,
- Vérifier les factures (conformité avec les bons de livraisons)
- Gérer les situations d'urgence, relaie l'information à la direction de l'UG
- Participer aux tâches de gestion (saisie Orion, saisie Atlas)
- Tenir la planification des studios
- Enregistrement et traitement des impayés via le Garant Visale ou Garantme
- Création et participation au suivi des dossiers administratifs dématérialisés des résidents et tient à jour le logiciel Heberg

Savoir-faire et connaissances :
- Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique...),
- Maîtrise de l'expression écrite et orale,
- Connaissance souhaitée d'une deuxième langue,
- Connaissance des outils de communication et de gestion (logiciels, fax...),
- Connaissance de l'organisation intérieure de l'unité d'affectation et de son environnement (réseaux d'eau, de gaz, de chauffage, d'électricité, implantation du matériel de sécurité)
- Connaissance des problèmes du milieu étudiant,
- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur.
- Connaissance des techniques d'accueil et de communication,