Gestionnaire de Scolarité et Secrétaire de Département H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Reims - 51 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
Il/elle sera en charge des missions suivantes (scolarité 80%, secrétaire de département 20%) :
Mission 1 : Accueillir, informer et orienter les différents usagers (étudiants et enseignants)
- Accueillir, informer et orienter les différents usagers ;
- Accueil physique et téléphonique des différents publics ;
- Interface entre les étudiants et les enseignants ;
- Participer à la journée porte ouverte de L'UFR SEN.
Mission 2 : Gestion administrative de la scolarité dans le respect des règles imparties
- Renseigner des indicateurs et des tableaux de bord selon les instructions reçues ;
- Gérer la messagerie et les courriers.
Mission 3 : Mettre en oeuvre le processus d'inscription
- Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes de préinscription et d'inscription des étudiants ;
- Gestion des dossiers de candidature de l'inscription pédagogique à la publication des résultats ;
- Etablir et mettre à jour les fichiers pédagogiques et administratifs ;
- Organiser et alimenter les bases de données ;
Mission 4 : Assurer le bon déroulement des formations et examens
- Gestion et diffusion des plannings d'examens à l'ensemble des étudiants et des enseignants ;
- Collecter les sujets d'examens, les préparer et en assurer la reproduction ;
- Assurer l'organisation logistique et matérielle des examens ;
- Organiser Ies délibérations des jurys ;
- Saisir les résultats d'examens dans APOGEE, en assurer la publication.
Mission 5 : Assurer le secrétariat du département de Génie Civile
- Accueil physique et téléphonique des usagers;
- Assurer le secrétariat courant;
- Gestion des conventions de stage des étudiants du département;
- Gestion des commandes et vérification des livraisons
- Gestion des stocks de matériel et consommables
Activités associées :
- Travailler en collaboration avec les services centraux concernés.
- Assurer la diffusion des informations liées aux attributions de la scolarité.
- Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et personnels BIATSS.
- Participer à l'ensemble des activités du service, à la mise en oeuvre du projet d'établissement.
- Mettre en oeuvre les procédures de gestion administrative.
- Suivre l'évolution de la réglementation et constituer une documentation de référence.
- Classer et archiver les documents administratifs.
- Appliquer les règles d'hygiène et de sécurité.
Le profil recherché
Connaissances
Maîtrise de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la Recherche
Connaissance générale des techniques de secrétariats et/ou gestion administrative
Connaissance générale des statuts, règlements et procédures relatives à la gestion de la scolarité
Connaissance générale des textes législatifs et règlementaires
Connaissance des circuits des documents entre les différents services et responsables
Maîtrise des règles d'hygiène et de sécurité
Afficher la suite
Savoir-faire
Maîtrise de l'environnement bureautique et des outils informatiques de scolarité (APOGEE - CELCAT)
Maîtrise des techniques de communication (courriers, téléphone, courriers électroniques...)
Savoir s'approprier et utiliser un nouvel outil
Savoir établir un planning et coordonner ses activités
Savoir gérer les priorités dans un calendrier
Savoir recueillir, traiter, communiquer et partager l'information
Faire preuve de confidentialité
Maîtrise des techniques de classement et d'archivage
Savoir représenter la composante face aux diverses parties prenantes
Savoir-être
Sens des contacts et des relations humaines, être à l'écoute
Être disponible
Faire preuve de rigueur et de méthode
Polyvalence et capacité d'adaptation
Savoir travailler en autonomie tout en rendant compte au responsable du service
Aptitude à travailler en équipe
Discrétion et confidentialité
Réactivité
Infos complémentaires
Selon expériences
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heureSalaire brut estimé
24 500 € / an 2 042 € / mois 13,46 € / heureEstimation haute
31 800 € / an 2 650 € / mois 17,47 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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