Gestionnaire Administratif et Financier H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Détail du poste

De manière générale l'agent.e recruté.e assure les missions de gestion administrative et financière au sein de la direction Développement des Campus et Vie Étudiante.

Ces missions regroupent à la fois des activités générales de secrétariat, ces activités étant pour partie partagées en binôme, et des activités spécifiques d'accompagnement des chef.fe.s de projets dans la gestion administrative et financière des projets qui leurs sont confiés.

Principales missions en accompagnement des chef.fe.s de projets immobiliers

Financier / Budget :

· Assistance lors de la préparation des budgets et suivis de l'exécution des budgets

· Reporting auprès de la cellule budget

Exécution des marchés publics :

· Vérification des documents contractuels (garanties, cautions...°

· Validation administrative des demandes d'acompte

· En appui des chef.fe.s de projets, réalisation des pièces d'exécution des contrats(ordres de service, bons de commande, agrément de sous-traitants...) et suivi financier de l'exécution des marchés

Gestion administrative :

· Mise en forme envoi et suivi des courriers signés et gestion des signatures physiques et dématérialisées

· Organisation des réunions (Copil, Cotech, jurys, etc.)

· Tenue de tableaux de bords

Événements/Communication :

· Assistance auprès des chargés de communication de l'UDL ou du chef de projet/chargé de mission lors d'Événements(commandes, réalisation de cahiers des charges, assistance logistique)

Principales missions en lien avec l'activité Vie Etudiante

Gestion financière :

· Saisie des bons de commande et des factures

· Suivi des dépenses du service VE

· Rapprochement avec extractions comptables

Gestion administrative et technique :

· Organisation de réunions, logistique événementielle

· Relation avec les prestataires : demande de devis, brief et suivi

· Planification, tenue de tableaux de bord

· Lien avec les services supports de l'UdL et les services des structures partenaires

· Appui administratif aux appels à projet

· Suivi et gestion des conventions