Assistant de Direction H/F Ordre National des Pedicures Podologues

Détail du poste

L'ONPP recherche un Assistant de direction H/F dont les missions seront :

Secrétariat administratif de direction :
- Préparer et organiser la logistique des différents événements institutionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, visio-conférences...).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du président et du secrétaire général (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...).
- Secrétariat des membres du Conseil National et du Bureau : rédaction de courriers / classement / conservation des courriers et documents Institutionnels, administratifs et professionnels, suivi des demandes et réponses
- Emargement, enregistrements, prises de notes, comptes rendus et procès-verbaux des réunions de Conseils et Bureaux Nationaux
- Secrétariat du Comité de relecture : processus de relecture des Bulletins des CROPP / CIROPP : recueil, transmission au comité de lecture, compilation, retour
- Secrétariat des commissions de travail du conseil : ordre du jour, émargements, réservation des salles, suivi (transmission, compilation, retour et classement) Si besoin, a la demande des rapporteurs de commission : prise de notes et secrétariat de séance.
- Mise en forme des documents et travaux des commissions avant et après vote en Conseil national a des fins de publication/diffusion.
- Lien de coordination avec les CROPP et CIROPP : communication des consignes et informations liées au fonctionnement de l'institution.

Gestion des mails externes :
- Transmission aux personnes services concernés / Proposition rédaction / suivi des réponses

Autres activités :

Sur la période de l'appel de cotisation annuelle : Secrétariat en lien de la gestion des cotisations sous la responsabilité du Responsable Recouvrement
- Préparation et Mise en forme des documents dédiés à l'appel de cotisation
- Coordination Prestataire / service cotisation / Elus trésoriers nationaux
- Mise à jour des pages Internet du site ordinal rubrique Cotisation
- Préparer les dossiers : vérification des chèques avant saisie, préparer les pochettes de saisie
- Vérification des RIB et enregistrement des RIB sur Back Office
- Traitement des courriers
- Traitement des réclamations
- Gestion des appels téléphoniques
- Classement / archivage

Secrétariat Elections ordinales - En lien avec le service juridique

Secrétariat polyvalent en fonction des besoins des services

Mission de remplacement en cas d'absence de la secrétaire standardiste

Compétences et qualités requises :
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Teams...);
- Avoir la connaissance de Copilot serait un plus;
- Grande aisance rédactionnelle et orthographe irréprochable;
- Discrétion et confidentialité dans le traitement des informations;
- Très bon relationnel et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (internes et externes);
- Autonomie, rigueur et esprit d'initiative.

Formation et expérience :
- Bac +2 minimum (type BTS Assistant(e) de gestion, BTS Support à l'action managériale, DUT GEA, etc.);
- Expérience significative d'au moins 8 ans sur un poste similaire, acquise idéalement en institution de santé, connaissance de l'environnement santé ou pouvoirs publics

Le Conseil national de l'ordre des pédicures-podologues, organisme de droit privé chargé de missions de service public, veille au respect de la déontologie et des règles encadrant l'exercice de la profession afin de garantir la qualité des soins et la sécurité des patients.

Les principales missions confiées par le législateur au Conseil national et à ses structures régionales sont les suivantes :
- Assurer la défense de l'honneur et de l'indépendance de la profession ;
- Être le garant de l'éthique et de la déontologie ;
- Assurer la diffusion des bonnes pratiques et le respect des règles professionnelles ;
- Contrôler la compétence des pédicures-podologues ;
- Être un interlocuteur privilégié des pouvoirs publics pour promouvoir les enjeux et l'avenir de la profession ;
- Être au service de la reconnaissance de la profession au sein du système de santé ;
- Assurer le traitement des affaires disciplinaires ;
- Gérer le tableau, indicateur de la démographie professionnelle ;
- Remplir une mission de solidarité et d'entraide auprès des confrères.

Le Conseil national est constitué de 22 membres élus. Les conseillers nationaux sont assistés de collaborateurs salariés.