Assistant - Assistante de Direction H/F Pôle Emploi
Cayenne - 973 CDD- 2 812,43 € / mois
- Télétravail partiel
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
La Caisse Générale de Sécurité Sociale de la Guyane lance un appel à candidature pour le recrutement d'un Assistant de Direction H/F en contrat à durée déterminée.
Ce poste est à pourvoir à la Direction des Ressources Humaines et la Direction des Moyens à Cayenne au siège.
La durée du contrat à durée déterminée est de 6 mois (minimum).
Missions :
Placé sous la responsabilité directe de la Directrice des Ressources Humaines et du Directeur des Moyens, l'assistant de direction aura pour mission :
- De l'assister afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil...),
- D'organiser et coordonner les informations internes et externes,
- De prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'événements spécifiques (organisation de séminaires, salons...),
- De contribuer à l'atteinte des objectifs fixés des DRH & DM.
Activités principales :
Assistance des Directeurs :
- Assurer la gestion de son agenda et le suivi des échéances,
- Assurer la gestion et le suivi des correspondances (dispatching, suivi des échéances, rédaction, mise en forme),
- Assurer la gestion et le suivi de l'arborescence et du bon archivage sur le serveur,
- Planifier, suivre et assurer la gestion des déplacements des directeurs (réservations transport, hébergement, bons de transport, ordres de mission, suivi des demandes de remboursement de frais de mission),
- Assurer l'accueil téléphonique et physique,
- Informer, orienter et conseiller les interlocuteurs internes et externes de la direction.
Autres tâches administratives de secrétariat et de logistique :
- Gérer et suivre administrativement des dossiers (rapport d'activité, instruction technique projets, missions),
- Assurer la préparation des réunions (réservation, commande, diffusion de l'ordre du jour, constitution de fond de dossier, coordination de l'élaboration du support, diffusion du support, rédaction de compte rendu),
- Créer les Ordres de Mission Internes (OMI), les Ordres de Mission Externes (OME) et les Bons de Transport (BDT) pour les missions et formations,
- Participer aux CODROP et autres réunions afin d'élaborer les relevés de décisions,
- Rédiger des courriers, comptes rendus de réunion et assurer le suivi des décisions prises,
- Travailler en transversalité avec les autres directions de la Caisse,
- Enregistrer les demandes de Télé travail (avenant et demandes de télétravail...),
- Créer les Commandes Spécifiques (CDS) pour la prise en charge des dépenses relevant des Directions,
- Gérer les commandes de fournitures des deux directions (Direction des Ressources Humaines et Direction des Moyens),
- Administrer MY LEVA : envoie de recommandé dématérialisée Lettre Recommandée avec Accusé de Réception,
- Assurer la préparation, le suivi administratif et financier des marchés de la STRIMCOL.
Profil :
Méthodique, rigoureux, respectueux des échéances, polyvalent, vous avez le sens du travail en équipe et êtes autonome dans la gestion de votre activité. Vous possédez une expertise avérée en gestion administrative, disposez de qualités organisationnelles, et savez gérer les priorités. Vous possédez une réelle aisance relationnelle, faites preuve d'esprit d'équipe et de transversalité.
Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques, notamment le Pack Office et avez de très bonnes capacités rédactionnelles. Vous rendez compte de votre activité et alertez vos responsables de façon adaptée.
Date limite de dépôt des candidatures : vendredi 18 Juillet 2025
Date de prise de poste : Lundi 1er Septembre 2025
Les candidats passeront des épreuves écrites de pré sélection et un entretien de recrutement au siège de la CGSS à Cayenne ou par visioconférence entre le 28/07/2025 et le 14/08/2025.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Organiser et contrôler un approvisionnement, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative des contrats, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques
Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Activités générales de sécurité sociale
Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Cayenne - 973
- CDD
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