Secretaire Medicale Service Gastro-Entérologie à 100% H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif FICHE DE POSTE

Référence informatique n° : GASTRO\_SEME\_002

Diplôme ou niveau requis

Bac avec formation qualifiante ou expérience professionnelle dans le domaine et/ou grade de secrétaire médicale ou d'adjoint administratif

Positionnement dans l'organigramme

Autorité hiérarchique :
N+1 : Référente de Pôles
N+2 : Coordinatrice des secrétariats médicaux

Liaisons fonctionnelles :
Chef de Pôle
Chef de service
Cadre supérieur de santé
Cadre de santé
Secrétariats de l'ensemble des services du Centre hospitalier et plus particulièrement :
Bureau des entrées
Radiologie
Archives
Archives médicales

Présentation de l'unité

Mission du service :
Assurer la prise en charge des patients en hospitalisation, en ambulatoire-endoscopies et en consultation pour les pathologies digestives.

Localisation : Bat 2 2ème étage

Constitution de l'équipe :
1 cadre de santé
6 médecins
3 secrétaires
12 infirmiers
12 aides-soignants
2 ASH
Conditions d'exercices et particularités du poste

Horaires de travail en journée : Roulement sur 3 horaires différents (selon les modalités du service) avec une amplitude horaire de 8h00 à 17h00.
Manutention ponctuelle de grande quantité de dossiers
Port de la blouse fermée obligatoire
Travail en équipe pluridisciplinaire
Travail avec des partenaires extérieurs : laboratoires et autres CH pour les prises de rendez-vous, sécurité sociale, taxi ambulance, médecins de ville et maisons de retraite

Technologies utilisées

Matériel bureautique et informatique

Missions principales

Accueil physique et téléphonique des patients en hospitalisation, ambulatoire-endoscopies et consultation :

Informer et orienter les personnes : il faut également orienter des visiteurs et patients de tout le 2ème étage (qui comprend toutes les spécialités de chirurgie ambulatoire ainsi que la chirurgie viscérale et vasculaire en hospitalisation)
Donner les rendez-vous de consultation avant la programmation des examens + rendez-vous de consultations simples pour avis
Accueillir les patients qui viennent en consultation et cocher sur le logiciel Easily pour confirmer leur présence
Diriger le patient pour programmation d'examen vers la personne de programmation (sur le même palier)
Réorienter les appels téléphoniques au sein du service
Prendre des rendez-vous pour le patient hospitalisé à la demande du médecin dans un autre service de l'hôpital
Préparer les consultations du jour des médecins et porter les dossiers dans les bureaux de chaque médecin avec parapheurs et ordonnances + courrier du jour
Imprimer le programme d'endoscopies du jour.
Classement des dossiers de sortie d'hospitalisation complète.
Récupérer les charriots de consultations de la veille puis ranger, trier et classer.
Vérification des consultations du jour.
Etablir la liste des consultations privées

Gestion des dossiers patients

Sortir tous les matins la fiche des patients hospitalisés sur HEXAGONE
Faire le tour tous les matins dans le service afin de récupérer les dossiers de sortie d'hospitalisation + pointer les dossiers à demander aux archives pour les patients entrants du jour, récupérer également les dossiers de sortie ambulatoire-endoscopies de la veille et les classer.
Récupérer tous les matins les dossiers de patients venus en consultation d'anesthésie en vue d'une endoscopie en gastro-entérologie et faire les mouvements de dossiers sur le logiciel TEMPO
Classer tous ces dossiers et créer des pochettes pour les premières hospitalisations avec identité + n° d'archive noté sur la pochette
Renvoyer aux archives les dossiers une fois classés sauf si le patient revient en consultation ou pour une nouvelle hospitalisation prochainement
Récupérer les dossiers de consultation de la veille dans les bureaux des médecins et renvoyer aux archives si plus besoin
Demander aux archives en amont une semaine avant, les dossiers nécessaires pour les futures consultations des médecins
Imprimer en amont la liste des patients en ambulatoire et en hospitalisation, une semaine avant afin de préparer les dossiers
Porter en ambulatoire et dans le service d'hospitalisation une semaine avant, tous les dossiers des futurs examens
Numériser les différents résultats de laboratoires extérieurs + résultats histologiques puis les intégrer dans Easily
Aller chercher le courrier du jour tous les matins et les distribuer dans les bannettes de chaque médecin
Gestion des anapath reçus.
Gestion des mails outlook + Mon Sisra.
Gestion de la boite d'envoi dans Easily

Frappe de comptes rendus

Sortir la feuille du programme d'endoscopie tous les matins avec les examens du jour
Frappe des comptes rendus d'endoscopie du jour pour les 2 médecins du jour
Feuilles de soins libérales à imprimer suivant les examens qui sont en privé et à faire signer au médecin
Bons de transport à imprimer et faire signer au médecin
Frappe des comptes rendus de sortie d'hospitalisation et des résultats histologiques lorsque le programme du jour est terminé
Envoyer les courriers de la boite d'envoi aux médecins et imprimer les comptes rendus qui sont sur NAUTILUS pour les joindre aux courriers de sortie
Mise sous plis des courriers
Gestion des rendez-vous pour les patients sortants

Secrétariat du service

Passer les commandes des fournitures de bureau du service auprès du magasin et de l'imprimerie
Gérer les congés des médecins via un tableau informatisé destiné à la direction des affaires médicales
Accueillir et former les stagiaires

Missions spécifiques ou ponctuelles

Apporter un soutien en cas de besoin aux autres secrétariats des services du pôle
Accueillir et former les stagiaires.
Fournir les dossiers des patients en cas d'enquêtes médicales.
Suivre les dossiers des patients ayant une pathologie particulière en vue d'étude.
Préparer les dossiers en vue des réunions pluridisciplinaires et frapper les comptes rendus.

Activités complémentaires et/ou transversales
Aucune

Lien avec le Répertoire des compétences