Assistante de Direction P 96 - Collectivité de Saint Martin Com Antilles Françaises H/F Fonction publique Territoriale
Saint-Martin - 978 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
L'assistant/e du directeur a pour mission d'apporter un soutien administratif et
organisationnel direct au Directeur de la Direction de la Formation, des Compétences
et de l'Emploi.
Elle/Il veille à la fluidité des échanges internes et externes et assure la gestion des priorités pour permettre au Directeur de se concentrer sur les aspects stratégiques et décisionnels de sa fonction.
Il/Elle a pour objectif :
- D'optimiser la gestion administrative du Directeur pour faciliter son action et ses
prises de décisions.
- D'assurer la coordination entre les différents services, partenaires et parties
prenantes dans le cadre des projets de formation et d'emploi.
- De soutenir la mise en ½uvre des projets stratégiques liés à la politique de
formation et d'insertion professionnelle au sein de la collectivité.
o Contenu général des activités :
* Planifier, organiser et suivre l'agenda du Directeur en fonction des priorités
stratégiques.
* Organiser les réunions, déplacements, rendez-vous et assurer les suivis
nécessaires.
* Gérer les courriers et les demandes internes et externes.
Appui administratif stratégique :
* Rédiger des documents : courriers, notes, comptes rendus, présentations.
* Préparer et suivre les dossiers de réunion, supports de communication, et
synthèses pour les décisions stratégiques.
* Assurer le suivi des échéances et des actions mises en place par le Directeur.
Interface avec les acteurs internes et partenaires :
* Faciliter la communication avec les équipes internes, les partenaires externes
(organismes de formation, institutions publiques, etc.).
* Participer à l'organisation d'événements, forums ou comités en lien avec la
formation, la compétence et l'emploi.
* Organiser et assurer la logistique des réunions stratégiques, comités de pilotage
et autres événements.
Suivi des projets stratégiques :
* Suivre les projets en lien avec la politique de formation et d'emploi, en
collaboration avec les services concernés.
* Mettre en place des outils de suivi (tableaux de bord, rapports) et assurer leur
mise à jour.
* Participer à la rédaction des bilans et rapports d'activité relatifs à ces projets de
l'équipe selon les procédures définies au sein de la Collectivité.
* Capitaliser les outils et méthodes mobilisés.
Ces missions nécessitent une bonne collaboration avec les autres services de la DFCE, de
la délégation et de la Collectivité.
Le profil recherché
Qualifications :
? Expérience dans la gestion des données,
? Facilités à synthétiser,
? Très bonne connaissance des outils bureautiques (Excel, Pack Office, et
l'environnement Windows).
? Expérience significative en production d'études et/ou réalisation de
diagnostic du territoire,
Les modalités
d'exercice du poste :
? Relations au
travail
? Hiérarchiques (avec vos supérieurs ou vos subordonnés)
L'Agent relève hiérarchiquement du Directeur de la Formation, des Compétences et de
l'Emploi
? Avec les autres services
Travail en équipe en étroite collaboration avec les autres services de la DFCE
? Avec l'extérieur (exemples : associations, fournisseurs, communes, administrations,
usagers...)
L'agent est en constante relation avec les partenaires et entreprises afin de récupérer et
partager des documents et informations relatifs aux actions d'animation et également
vérifier le « service fait ».
? Les moyens matériels :
Postes : informatique et téléphonique, photocopieur, accès internet et réseau interne
et téléphone portable.
Les équipements de protection individuels
? Les conditions de travail et les contraintes du poste
Travail en bureau
Travail en équipe en étroite collaboration avec les autres services de la DFCE
? Maîtrise des statistiques et de l'économétrie
? Qualités relationnelles,
? Connaissance des dispositifs, mesures et outils de l'insertion,
? Connaissance du monde de l'entreprise,
? Réserve et respect de la confidentialité,
? Motivation positive pour les action et projets au service des individus,
? Connaissance du public et du public jeune,
? Savoir-être :
? Esprit d'équipe, d'analyse et de synthèse,
? Sens de la communication,
? Sens de l'organisation/Savoir prendre des initiatives et se fixer des
priorités,
? Rigueur et diplomatie,
? Dynamisme et réactivité/aisance relationnelle,
? Autonome,
? Savoir Faire :
? Capacités rédactionnelles : Être capable d'élaborer des documents
professionnels écrits,
? Maîtrise de Word et d'Excel
? Méthode, rigueur, confidentialité et fiabilité.
Infos complémentaires
Poste 1234
- Saint-Martin - 978
- Fonctionnaire
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