Assistant de Direction - Métropole Aix-Marseille-Provence Recrutements H/F Fonction publique Territoriale
Marseille - 13 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Assister le Directeur de pôle dans la gestion et l'organisation administrative du pôle.
Gérer et organiser le secrétariat du pôle et en particulier la tenue de l'agenda du Directeur du pôle
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle
Dans ce cadre et dans un souci d'optimisation et de gestion générale de l'activité, elle est amenée à tenir un rôle d'interface avec les pôles et autres directions de la DGD Mobilité Durables, Infrastructures et Voirie, ainsi que d'autres directions de la Métropole
Activités principales :
Gérer l'accueil téléphonique, l'agenda du directeur de pôle
Organiser des réunions de la direction de pôle
Organiser, assister et gérer au quotidien toutes les demandes du DGS, DGD, cabinet (organisation des réunions, diffusion de notes, réponses aux sollicitations...)
Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions, les fichiers et documents afférents, courriers, notes du directeur de pôle
Contrôler et piloter le suivi des courriers du Directeur de Pôle?
Gérer sous AIRMESS des courriers administratifs internes et externes du pôle : mise en forme des courriers et notes, rédaction des bordereaux de transmission, envois, préparation des parapheurs.
Gérer sous AIRMESS des documents liés au marchés? : DC4, certificats administratifs.
Activités secondaires :
Classement des fiches de projet
Planifier le calendrier des entretiens professionnels pour la direction de pôle. Mise à jour des fiches de poste et classement.
Vérifier l'ordre du jour des rapports pour les bureaux et conseils de Métropole. Editer les listes pour les commissions et instances délibératives
Le profil recherché
Compétences Métier :
Maîtriser les logiciels bureautiques? : Word, Excel et les logiciels métiers? : AIRMESS, DECADE, SATURNE, messagerie et agendas électroniques (OUTLOOK)
Posséder un très bon sens de l'organisation, de la planification et du classement.
Savoir s'exprimer oralement et rédiger
Maîtriser et mettre en ½uvre les techniques de secrétariat
Compétences transversales :
Connaitre l'organisation institutionnelle.
Préparer et organiser les réunions.
Rédiger les comptes rendus de réunions.
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et courriels
Esprit de synthèse
Compétences comportementales :
Qualités relationnelles
Autonomie
Disponibilité
Esprit d'équipe
Rigueur
Sens de l'organisation
Forte réactivité et adaptabilité
Discrétion
Respect de la confidentialité
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 550 € / an 1 962 € / mois 12,94 € / heureSalaire brut estimé
27 000 € / an 2 250 € / mois 14,83 € / heureEstimation haute
31 000 € / an 2 583 € / mois 17,03 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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