Encadrant Secrétariat H/F Fonction publique Hospitalière
Paris - 75 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public hospitalier
Détail du poste
MISSIONS PRINCIPALES
· Organiser l'activité et assurer le management opérationnel de l'équipe de secrétaires de la Cellule d'Admission Médicalisée (composée de 19 agents)
· Garantir l'efficacité et la qualité des prestations rendues
· Veiller à l'optimisation des moyens humains et logistiques du secrétariat
· Assurer le reporting auprès du cadre supérieur de la CAM et du directeur de la DOPD
ACTIVITÉS
Management des ressources humaines
· Encadrement direct de l'équipe de secrétaires des deux secteurs
· Répartition et organisation des ressources humaines en fonction des besoins
· Participation au recrutement des secrétaires : définition des besoins, entretiens, suivi de l'intégration et accompagnement des nouveaux arrivants
· Identification des besoins en formation continue et élaboration du plan de formation en lien avec les objectifs du service
· Suivi et évaluation des compétences et des résultats
Contrôle qualité
Supervision de l'ensemble des activités de secrétariat, avec une attention particulière portée à :
- La tenue du dossier patient
- Le suivi administratif des demandes
- L'identitovigilance, en collaboration avec les services concernés (facturation/frais de séjour, service social, etc.)
Veiller au respect des procédures et à l'application des bonnes pratiques
MISSIONS SPÉCIFIQUES
- Élaboration, mise à jour et diffusion des procédures de travail de la cellule d'admission
- - Animation hebdomadaire de la session EDT au sein des secrétariats
- Gestion administrative des recrutements pour l'ensemble de la DOPD
- Gestion de l'enveloppe matériel et budgétaire de la DOPD en lien avec le cadre supérieur et le directeur de la DOPD
- Participation au développement et à la valorisation de l'Hospitalisation à Domicile (HAD), notamment via l'amélioration continue des processus et outils administratifs
Le profil recherché
SAVOIR-FAIRE :
- Maîtrise des outils bureautiques sous Windows : Word, Excel, Outlook
- Connaissance des fonctions de secrétariat en milieu médical
- Pratique des logiciels de l'AP-HP appréciée : ORBIS, SAP
- Appétence pour les thématiques RH, logistiques et administratives
- Capacité à animer et mobiliser les équipes autour de projets variés
- Compétences en organisation et animation de réunions
- Savoir fixer des objectifs et évaluer les résultats
- Maîtrise de la gestion des situations conflictuelles
QUALITÉS REQUISES :
- Dynamisme, adaptabilité, disponibilité
- Aisance relationnelle, sens de la diplomatie, capacité de négociation, aptitude à la communication
- Bonne capacité d'organisation : analyse, priorisation, anticipation
- Méthode, rigueur, esprit d'initiative
- Esprit de synthèse et discernement
- Respect des procédures et de la hiérarchie
- Sens de l'équité et maîtrise de soi
- Respect de la confidentialité et du secret professionnel
- Expérience en management appréciée
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
36 000 € / an 3 000 € / mois 19,78 € / heureSalaire brut estimé
49 200 € / an 4 100 € / mois 27,03 € / heureEstimation haute
63 000 € / an 5 250 € / mois 34,61 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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