Assistante - Assistant en Gestion Financière et Administrative H/F CNRS

Détail du poste

Assurer la gestion comptable et financière d'équipes de recherche et de services techniques au laboratoire SUBATECH (unité mixe de recherche) dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables à ses trois tutelles
Activités
- Engager les dépenses (bons de commande), en s'assurant de l'éligibilité des dépenses et en assurer le suivi (livraisons, réception et attestation du service fait, relations avec les fournisseurs) dans les outils de gestion dédiés (Sifac, Geslab, GDC)
- Procéder aux opérations de suivi des workflows
- Réceptionner, trier et traiter les informations orales (accueil, téléphone...) et écrites (courrier électronique).
- Prendre en charge les déplacements et missions (réservation des billets de train/avion et des hôtels, établissement des ordres de mission en France et à l'étranger, des bons de commande et des états de frais dans les systèmes de gestion des trois tutelles).
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers au moyen de points réguliers et accompagner la responsable administrative dans l'élaboration et le suivi du budget de fonctionnement du laboratoire.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...).
- Organiser le classement et la conservation des pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables.
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation en lien avec la gestion financière et administrative.

Compétences
Connaissances
- Bonnes connaissances des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint).
- Bonne maîtrise orale et écrite de la langue française.
- Gestion budgétaire et comptable (notions).
- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé...).

Savoir-faire
- Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances.
- Savoir rendre compte et communiquer.
- Savoir gérer les priorités et les urgences.
- Être capable de rechercher l'information, la vérifier et la classer.
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles.

Savoir-être
- Dynamisme, réactivité, esprit d'initiative.
- Rigueur et fiabilité.
- Sens du relationnel et du service.
- Sens de l'écoute et de la communication.
- Sens et respect de la confidentialité des informations.
- Sens de l'organisation et de la méthode.
- Faire preuve de polyvalence et de disponibilité.
- Sens du travail aussi bien en équipe que de façon autonome.
Contexte de travail

Placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative, l'agent (H/F) travaillera au sein du pôle finance composée de 3 personnes. Il pourra être amené à travailler ponctuellement au sein du service mission pour assurer l'organisation des déplacements des agents du laboratoire. Le poste est situé à Nantes - La chantrerie - 4 rue Alfred Kastler.
Contraintes et risques

Assurer une continuité de service au sein du pôle finance