Gestionnaire Administratif et Financier Réf. Rpl9 H/F Sorbonne Universite
Paris - 75 CDD- Télétravail partiel
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Au sein de la Direction Formation tout au long de la vie (DFTLV) de la Faculté des Lettres de Sorbonne Université :
Localisation : 1, rue Victor Cousin 75005 Paris
Fonctions : Gestionnaire administratif et financier
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
CDD de 1 an, renouvelable.
A pourvoir à compter du 1er septembre 2025.
Missions :
Le/la gestionnaire administratif/ve et financier/re est chargé(e) d'accueillir, d'exécuter les actes administratifs, financiers, et de gestion courante liés au bon déroulement de l'activité du service. Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la direction. Il (elle) informe et oriente, dans leurs démarches, les interlocuteurs internes et externes.
Activités principales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service formation continue et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réaliser les opérations de gestion courante ; traiter et suivre les dossiers de recrutements et les arrêtés de paiements des enseignants et des conférenciers, assurer le suivi de ces dossiers avec la Direction des Ressources Humaines, élaborer un tableau de suivi de ces dossiers, etc.
- Saisie des bons de commandes et des services faits sur le logiciel Sifac+
- Demander, recueillir et analyser les devis des fournisseurs ou prestataires dans le respect des marchés publics
- Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion du service
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service
- Appliquer la réglementation imposée
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Participer aux opérations de logistique du service (réservation de salles, suivi des plannings.), assister les personnels et les équipes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et des livraisons
- Classer et archiver les documents
Encadrement : NON
Conditions particulières d'exercice : Contraintes horaires : en raison de l'accueil du public du lundi au jeudi, présence de 9h à 17h en présentiel et télétravail possible uniquement le vendredi.
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Connaissance dispositifs de la formation continue, Circuit de la dépense et de celui de la recette, Planifier son travail, Notions de base des outils de base de données, Proposer des axes d'améliorations, Utiliser logiciel SIFAC+, Utiliser logiciel FORMATIC (formation prévue), Utiliser le Pack Office, Excellent relationnel
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Paris - 75
- CDD
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