Adjoint Administratif - 50% - Cpias Grand-Est H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.

Le CPias Grand-Est constitue :
- Une structure d'expertise auprès des établissements de santé, du secteur médicosocial (notamment EHPAD, FAM, MAS) et des soins de ville, contribuant à la mise en uvre des actions des programmes nationaux de prévention du risque infectieux associé aux soins
- Une structure d'appui à l'Agence Régionale de Santé (ARS) dans le cadre de sa mission auprès de ces 3 secteurs.

De manière plus détaillée :
- Déclinaison régionale des actions pour la mise en uvre des programmes nationaux de prévention des infections associées aux soins et possibilité de gérer des projets régionaux en réponse à des besoins spécifiques du terrain,
- Conseils et assistance auprès des Etablissements de Santé (ES) et Etablissements Sociaux et Médico-Sociaux (ESMS) en particulier les EHPAD et des Unions Régionales des Professionnelles de Santé (ville)
- Animation (journées régionales, contribution au maillage régional de l'expertise),
- Information, communication
- Gestion de proximité des signalements des Infections Associées aux Soins (expertise locale, visites et investigations épidémiologiques, aide à la mise en place et au suivi de mesures locales ou régionales en coordination avec les autres acteurs locaux (ARS, Santé publique France en région),
- Formation en réponse aux demandes du terrain, de journées thématiques...
- Accompagnement des établissements participants à la surveillance via les enquêtes épidémiologiques et les réseaux de surveillance coordonnés par Santé Publique France,
- Aide à l'évaluation des pratiques professionnelles en matière de prévention du risque infectieux et la réalisation d'audits dans les établissements.
CDD de 7 mois uniquement
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg mettent tout en uvre pour rendre accessible les postes ouverts aux personnes en situation de handicap.

LE POSTE :
Activités du poste - Missions
o Bureautique
- Traitement, mise en forme, diffusion, classement et archivage de documents : courriers, notes, rapports, compte rendus de réunions
- Reproduction de documents, diffusion de protocoles, d'informations et de recommandations
- Elaboration, gestion et suivi des listings et listes de diffusion

o Traitements de données
- Saisie des données épidémiologiques
- Participation au bilan d'activité annuel

o Relation avec le public
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Traitement des demandes de documentation

o Relation avec l'équipe CPias de site
- Prise de rendez-vous, tenue des agendas et plannings (préparation des ordres de mission et des déplacements)
- Préparation et suivi des dossiers (déplacements, réunions régionales ou interrégionales, enregistrement des signalements des infections nosocomiales)
- Gestion des demandes administratives et Ressources Humaines des membres du CPias (accès réseau, accès établissement, parking, accès self...)

o Organisation des réunions (Hygiénistes et présidents de Comité de Lutte contre les Infections Nosocomiales ou CLIN, tutelles, professionnels des Etablissements médico-sociaux...)
- Convocations et ordre du jour
- Prise de notes, synthèse, rédaction des comptes rendus et diffusion
- Participation aux réunions régionales

o Organisation des séquences de formations (IDE correspondants en hygiène, AS, ASH...)
- Enregistrement des inscriptions
- Gestion et réservation des salles
- Programme et convocations
- Prestations (élaboration des dossiers de formation)
- Suivi de la liste d'émargement et attestation de présence aux formations
- Comptabilité et facturation des journées de formation
- Enregistrements des participations aux Journées Régionales

o Gestion
- Des fournitures du service et matériels de bureau
- Des commandes, prestations demandées par l'activité du CPias
L'équipe de travail
- Le praticien Responsable du CPias Grand-Est
- Les praticiens ou assistants intervenant au sein des antennes du CPias
- Le cadre Hygiéniste du CPias Grand-Est basé à Strasbourg
- Les IDE hygiénistes
- Les ingénieurs, biostatisticiennes ou informaticiens
- Les secrétaires collaboratrices du CPias Grand-Est

PROFIL RECHERCHÉ :
COMPETENCES NECESSAIRES
Connaissances théoriques :
- Connaître la bureautique et les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage...)
- Techniques d'accueil téléphonique (patience, amabilité et cordialité)
- Internet/intranet
- Utilisation d'outils collaboratifs (web conférence, formation web...)
- Techniques d'accueil physique
- Connaissances informatiques : Excel, Word, PowerPoint, Publisher
- Connaissance des Outils de bureautique : navigateurs, email (envoi et réception), Microsoft Outlook
Compétences techniques :
- Utiliser et maîtriser les outils informatiques et bureautiques :
o En mettant régulièrement à jour ses connaissances
- Utiliser Internet/intranet pour communiquer avec les interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques internes et externes
- Renseigner ses interlocuteurs
- S'exprimer clairement auprès d'interlocuteurs variés
- Prendre des notes rapidement, maitriser l'orthographe, l'expression écrite et orale
- Rédiger un compte-rendu de réunion
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu, rapport, dossier, diaporama)
- Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
- Capacités d'organisation logistique : réservation de salles, de repas traiteur, de pauses cafés, accueil de participants aux réunions et formations
- Gestion et utilisation des annuaires régionaux internes et externes

Capacités :
- Organisation et rigueur,
- Etre particulièrement autonome, avoir l'esprit d'initiative
- Travailler en équipe et respect de la hiérarchie
- Disponibilité
- Aptitudes relationnelles,
- Sens de l'observation et de l'écoute
- Discrétion,
- Esprit d'équipe
- Faire preuve de qualité d'écoute et d'objectivité
Baccalauréat professionnel secrétariat ou Diplôme de secrétariat et bureautique
2 ans d'expérience dans le domaine de la santé sont souhaitables