Office Manager H/F PHI-RH

Détail du poste

Le Cabinet PHI-RH, expert du recrutement, recherche pour l'un de ses client dans le notariat un OFFICE MANAGER H/F, basé à Paris (75008).

ELEMENTS CLÉS DU POSTE :

CDI - Temps plein
35h hebdomadaires
Semaine de 4 jours du mardi au vendredi en présentiel - Pas de TT
Tickets restaurants
Intéressement

VOS MISSIONS :

Assurer la logistique du Secrétariat général
- Gestion des relations avec les prestataires et fournisseurs du Groupe
- Gestion des stocks des fournitures (consommables et autres)
- Organisation matérielle et technique des réunions en présentiel et en visioconférence
- Participation à l'organisation logistique des événements tels que : Assemblées générales et Comités stratégiques

Assurer la gestion administrative des instances statutaires
- Convocation, suivi des présences, feuilles de présence des formations
- Suivi administratif des structures en lien avec les offices assurant le secrétariat juridique
- Suivi administratif de la relation avec les sociétés filiales
- Gestion du planning des réunions
- Relations avec les offices et toutes les instances
- Mise à disposition sur le réseau social interne des attestations de formation aux notaires

Effectuer les tâches de secrétariat/assistanat du Secrétaire général
- Traitement des courriers
- Organisation de rendez-vous et de déplacements
- Suivi des indicateurs d'activité du secrétariat général
- Appui à l'événementiel

Assurer la gestion administrative et comptable en lien avec le cabinet d'expertise comptable
- Établissement des règlements fournisseurs
- Remise chèques à l'encaissement
- Établissement des factures clients et suivi des règlements
- Transmission des pièces au cabinet d'expertise comptable
- Suivi et transmission des variables RH du secrétariat général