Institut de France - Service des Fondations - Assistant Administratif H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

DESCRIPTION DU POSTE

Placé sous l'autorité du chancelier de l'Institut de France, et, par délégation, du directeur des services administratifs, l'assistant administratif (H/F) relève de la responsabilité hiérarchique directe de la cheffe du service des fondations.

Ses missions sont les suivantes :

Assurer le suivi administratif du service
- Rédiger et envoyer des courriers notamment à la suite des réunions des conseils d'administration;
- Recevoir, filtrer, transmettre, orienter les demandes (téléphone, courriel);
- Mise en place et suivi d'outils de gestion du service et des bases de données;
- Archivage des dossiers du service;
- Assister ponctuellement les chargés ou délégués de fondations dans la gestion de leurs fondations (appel à candidature, préparation de comités...);
- Gestion des fournitures.

Assurer le suivi budgétaire et comptable du service
- Assurer la gestion quotidienne : demande de devis, mise en paiement, saisie et suivi des dépenses dans le progiciel comptable, relance des fournisseurs et prestataires;
- Enregistrer et suivre des recettes du service;
- Imprimer et envoyer les reçus fiscaux.

Assister la cheffe de servicedans ses missions
- Organiser l'agenda : prise de rendez-vous, réservation de salles de réunion;
- Préparer et coordonner ses réunions, déplacements et événements professionnels;

participation à la préparation et rédaction des comptes rendus;
- Suivre les dossiers en cours en tenant compte des délais impartis;
- Assister la cheffe de service dans le suivi des dossiers qu'elle gère en direct.
- Assurer un soutien dans l'organisation des événements du service.