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Responsable Accueil et Secrétariat H/F Assoc du Centre Socio-Culturel Bel Air

Mulhouse - 68

CDI

Résumé de l'offre

27 000 - 27 605 € / an
BEP, CAP
Bac
Bac +2
Service public des collectivités territoriales
Exp. 1 à 7 ans

Détail du poste

1. Accueil du public
- Assurer un accueil physique et téléphonique chaleureux et bienveillant en créant une atmosphère conviviale.
- Informer et orienter les familles, les visiteurs, et les partenaires sur les services, les activités et les événements du centre.
- Faciliter la prise de contact et la création de lien avec les nouveaux usagers, en étant le premier point de contact.
- Assurer l'inscription des usagers aux différentes activités et événements du centre en respectant les procédures établies.

2. Promotion des activités du centre
- Communiquer avec enthousiasme sur l'ensemble des activités proposées par le centre (ateliers, événements, rencontres, etc.), en mettant en avant les bénéfices pour les familles et les enfants.
- Expliquer en détail les objectifs et contenus des activités, et encourager la participation active des familles en suscitant l'intérêt.
- Distribuer les supports de communication (affiches, brochures, dépliants) et veiller à la mise à jour des informations affichées.

3. Gestion administrative de l'accueil
- Gérer les inscriptions aux activités et événements du centre, en garantissant la fiabilité des informations collectées (données personnelles, modalités de paiement).
- Répondre aux courriers, courriels et appels entrants.
- Tenir à jour les dossiers administratifs des usagers et partenaires du centre.
- Assurer la réception et la distribution du courrier interne et externe.

4. Responsable de l'ambiance et de la communication
- Créer un climat accueillant et rassurant pour les familles dès leur arrivée, afin de favoriser leur engagement dans les activités proposées.
- Donner envie aux familles et aux participants de s'impliquer dans la vie du centre, grâce à une attitude proactive, chaleureuse et professionnelle.
- Représenter les valeurs du centre socioculturel (convivialité, solidarité, ouverture) auprès de toutes les personnes accueillies.

5. Support à la direction et aux équipes
- Travailler en lien étroit avec la direction et les animateurs pour s'assurer que l'information transmise au public est exacte et à jour.
- Participer aux réunions de l'équipe administrative pour contribuer à l'amélioration continue de l'accueil et de la communication auprès des familles.
- Gestion des caisses : encaissement, vérification, facturation,.

Formation requise : Diplôme de niveau Bac (secrétariat, accueil, gestion administrative) ou équivalent. Une expérience de 2 ans minimum en tant que Responsable d'accueil est demandée.

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion d'inscriptions Noé, AIGA).
- Excellentes capacités de communication orale et écrite.
- Connaissance des techniques d'accueil et de gestion des flux de visiteurs.
- Compétences managériales.

Qualités personnelles :
- Aisance relationnelle et sens de l'écoute : être en mesure d'établir un lien de confiance avec les familles et les usagers.
- Enthousiasme et dynamisme : savoir communiquer votre passion pour les activités du centre et donner envie aux autres de s'y investir.
- Empathie : être capable de comprendre les besoins des familles et de leur offrir un accueil personnalisé.
- Organisation et rigueur : gérer les inscriptions et les tâches administratives avec efficacité et méthode.
- Polyvalence et esprit d'équipe : collaborer efficacement avec l'ensemble des services.

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Le profil recherché

Experience : 2 An(s) - responsable d'accueil

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Identifier, traiter une demande client, Fournir des informations générales sur l'entreprise, Relayer de l'information, Rédiger des messages et des emails professionnels, Maintenir une communication claire et professionnelle, Assurer la confidentialité des informations, Utiliser les outils numériques, Maintenir un environnement de travail propre et organisé, Gérer des situations de crise ou d'urgence, Faciliter la résolution de questions et démarches administratives, Garantir un suivi administratif, Assurer la gestion des plaintes et des réclamations, Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil, Assurer la liaison avec les services de maintenance, La maîtrise du logiciel Noé / Aiga serait un plus

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

Responsable Accueil et Secrétariat H/F

Assoc du Centre Socio-Culturel Bel Air

Mulhouse - 68
CDI

Publiée le 04/07/2025 - Réf : 194VDNQ

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