Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F Vet'el
Hénin-Beaumont - 62 CDI- 1 642 € / mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
2 missions dissociées sont attendues :
Dans le cadre de la branche d'activité « Formation » de VET'EL, vous avez la charge du suivi administratif et opérationnel de la formation auprès des éleveurs, des vétérinaires... Vos missions seront de :
- Monter les dossiers OPCO, réalisation des colis administratifs, duplication des livrets de formation, tenue de tableaux de suivi, inscription des stagiaires, suivi de leur finançabilité,.
- Garantir la qualité des prestations dans le respect des procédures de certification Qualiopi
Dans le cadre du pôle technique de VET'EL, vous avez la charge du suivi administratif et opérationnel d'un dossier technique. En lien avec le vétérinaire référent, vous serez amené à réaliser les tâches suivantes :
- Recrutement des acteurs, mise en place de fiches de suivi, élaboration et tenue de tableaux de bord
- Contrôle de l'avancement de la réalisation du dossier
Autres tâches courantes : mise à jour de la base de données, accueil téléphonique, mise en page de supports de communication, mailing, mise sous pli, accueil physique et préparation des salles de réunion et de formation
Bac +2 à minima, BTS gestion de la PME ou équivalence
Expérience professionnelle dans un poste administratif et/ou dans la gestion de projets et/ou dans le domaine de la formation minimum de 5 ans exigée.
Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint).
Connaissance de logiciels de PAO.
Vous êtes très à l'aise avec le téléphone.
Poste à pourvoir à partir de septembre 2025
CDI - Temps partiel (28h/semaine - jour de repos le mercredi)
Rémunération au taux horaire du SMIC
Poste basé à Hénin-Beaumont
Déplacements très occasionnels
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 5 An(s)
Compétences : Classement, archivage, Gestion administrative, Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Normes rédactionnelles, Optimisation des processus, Organisation d'événements professionnels, Procédures administratives, Techniques de communication orales, écrites et numériques, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Améliorer des procédures administratives, Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique, Assurer la gestion administrative d'une activité, Assurer le suivi de dossiers administratifs, Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail, Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison), Développer et fidéliser la relation client, Elaborer des tableaux de bord, Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects, Fournir des informations claires et précises par téléphone, Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi), Gérer la communication interne et externe, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Maintenir à jour les dossiers administratifs, Maintenir une relation clientèle de qualité, Optimiser la performance de l'organisation, Organiser des réunions internes, Relayer de l'information, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Hénin-Beaumont - 62
- CDI
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