Agent Administratif et d'Accueil en Centre Social H/F Ass Usagers Centre Social des Charmilles
Neufchâteau - 88 CDD- 1 890 € / mois
- Bac
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Sous l'autorité hiérarchique du directeur du Centre Social, l'agent administratif et d'accueil assure le traitement administratif des dossiers et assure le suivi des informations. Il est amené à assurer des missions d'accueil physique et téléphonique.
Il contribue au bon fonctionnement du Centre Social en participant à toutes les actions facilitant la mise en oeuvre du projet social et soutient le directeur, les responsables et les équipes dans l'organisation et le fonctionnement des secteurs.
Missions :
Gestion administrative
- Établir les différentes conventions (partenariat, bénévolat, prestations) et assurer le suivi administratif auprès des différents interlocuteurs,
- Gérer les inscriptions aux activités du Centre Social (création de fiches-supports, classement, suivi) et tenir à jour le logiciel BELAMI,
- Assurer le secrétariat usuel du Centre Social (suivi logiciel courrier, rédaction de courriers/emails, comptes rendus de réunions),
- Assurer l'administratif lié aux ressources humaines (suivi des heures et des congés des salariés, suivi ASP Sylaé, indemnités journalières, nouveau salarié.),
- Assurer un lien avec les services administratifs des financeurs du Centre Social,
- Réaliser des documents de communication.
Gestion comptable
- Établir les bons de commande/fournisseurs-prestataires,
- Effectuer la saisie comptable pour le suivi interne du budget,
- Préparer le compte de résultat annuel du centre et préparer les éléments de bilan financier exigés par la CAF,
- Faire un suivi de la facturation/fournisseurs en lien avec les responsables des secteurs et la direction,
- Réaliser un suivi de la facturation via le logiciel "BELAMI".
Accueil physique et téléphonique
- Répondre au téléphone et renseigner les usagers : filtrer et orienter les appels,
- Accueillir le public en présentiel,
- Gérer l'affichage de l'espace dédié à l'accueil,
- Prendre les inscriptions aux activités proposées,
- Gérer la mise à disposition des salles du Centre Social et de la Maison de la Convivialité ainsi que l'accès au poste informatique dédié au public (inscription - réservation - suivi).
- Participer à la gestion des stocks du Centre Social,
Autres activités
- Participer au développement de l'association et du Centre Social,
- Participer au fonctionnement des différents projets et actions du Centre Social suivant besoin.
Savoir être, savoir-faire :
- Sens du service public et du service au public,
- Grandes qualités relationnelles et d'écoute,
- Techniques de communication, de régulation voire de gestion des conflits,
- Prise de recul, discrétion et respect des règles de confidentialité,
- Esprit d'initiative et d'équipe,
- Qualités d'organisation,
- Réactivité, autonomie et rigueur,
- Patience.
CDD de remplacement du 27/08/2025 au 08/11/2025
Rémunération selon branche ECLAT / 1890 € brut par mois.
35H/semaine
Période de filage en binôme pour la prise de poste.
CV + lettre de motivation à adresser avant le 29 juillet 2025 :
Par courrier au directeur du Centre Social Rue Victor Martin 88300 Neufchâteau,
Par mail : ****@****.**
(Possibilité de dépôt en main propre au secrétariat aux horaires d'ouverture)
Renseignements au **.**.**.**.**
Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Assistant comptable, Bureautique et outils collaboratifs, Classement, archivage, Environnement administratif, institutionnel et politique, Méthode de classement et d'archivage, Techniques de secrétariat, Titre professionnel employé administratif et d'accueil, Utilisation de logiciels spécialisés, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer le suivi des stocks en temps réel, Contrôler la conformité des données, Définir des besoins en approvisionnement, Diffuser une information, une publication, Mettre à jour un dossier, une base de données, Numériser des documents, médias ou supports techniques, Organiser le traitement des commandes, Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Autres activités récréatives et de loisirs
Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez Ass Usagers Centre Social des Charmilles
Lieu d'accueil et d'entraide pour les familles, les enfants et les personnes de tous âges, le Centre Social LES CHARMILLES de Neufchâteau a pour mission de favoriser le dialogue, les échanges, la convivialité et les rencontres. Il répond aux différentes préoccupations quotidiennes des usagers, soutient les familles, aide à concilier vie familiale et professionnelle grâce à des activités et des services aux tarifs adaptés aux revenus.
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