Assistant·e Médico-Administratif. Ive H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT

L'hôpital public psychiatrique dessert 34 communes du département de la Seine-Saint-Denis. Son offre de soins est organisée selon un découpage territorial par secteur. Sur chaque secteur existe au moins une structure de consultations (centre médico-psychologique) et une structure alternative à l'hospitalisation à temps complet qui peut-être un centre d'accueil thérapeutique à temps partiel et/ou un hôpital de jour. Pour la prise en charge des urgences, les patients sont orientés vers des centres d'accueil et de crise ou bien les services d'urgence des hôpitaux généraux. Pour les hospitalisations temps complet, l'établissement dispose de 4 sites. Enfin, quelques secteurs proposent sur leurs territoires d'autres modes de prises en charge comme des appartements thérapeutiques ou un centre de cure ambulatoire. L'établissement gère également une maison d'accueil spécialisée (M.A.S) « le Mas de l'isle », structure médico-sociale pour adultes handicapés et deux écoles : un institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et une école de cadres de santé (IFCS°.

PRÉSENTATION DU PÖLE DE DIRECTION

Le pôle 93G09 est un pôle de psychiatrie adulte qui s'adresse à tout citoyen de plus de 15 ans et 3 mois souffrant de troubles psychiques et habitant sur l'une des 3 communes suivantes :
- Rosny sous-Bois
- Villemomble
- Neuilly-Plaisance
Le pôle 93G09 dispose de structures de soins spécifiques afin de répondre au plus près aux besoins de la population soignée :

- UHTP Tournesols de 18 lits + 2 CI
- UHTP Peupliers de 15 lits pour des patients souffrant de psychoses résistantes
- GAJA (Grands Adultes Jeunes Ados) de 6 lits unité 16-25 ans
- CMP : Consultations de divers corps de métiers hospitaliers et VAD
- HDJ : Accueil des patients en journée
- AFT : Patients ayant besoin d'un fort étayage (familles extérieures)

Le CMP de Neuilly sur Marne est une unité ambulatoire du secteur G09 qui assure une mission d'accueil, de consultation, de suivi à domicile sur prescription, voire d'orientation vers l'hospitalisation pour toute personne en souffrance psychique qui réside sur le secteur d'activité. C'est une unité pivot au sein du service qui coordonne le parcours de soins des patients grâce à une équipe pluri professionnelle composée de professionnels relevant des filières médico soignantes, socioéducatives et administratives.
ASSISTANTE MEDICO- ADMINSITRATIVE AU CMP
Position dans la structure :
Autorité hiérarchique :
- Directrice de l'E.P.S. Ville-Evrard
- Directeur des Ressources Humaines.

Autorité fonctionnelle :
- Médecin Chef de Pôle.
- Responsables d'unités fonctionnelles
Liaisons fonctionnelles :
Interne au Pôle :
Médecins, cadres de santé, paramédicaux, équipe socioéducatives, collègues administratifs pour transmission des informations pour l'organisation de la prise en charge du patient.
Externe au Pôle
DRH, DQRJU et service des admissions, DIM, directions fonctionnelles, Tutelles, Formation Professionnelle, Services Techniques, Administratifs et Généraux

Externe à l'établissement :
Etablissements de santé et services internes, familles, A.S.E, institutions spécialisées, DT-ARS, S.M.P.R, médecins généralistes ou spécialisés, CMS, Mairies, Commissariats, ETC
Horaire de travail :
- 09 h 00 17 h 00
Intitulé du poste :
Assistante Médico-administrative
Structure : CMP de Rosny sous-Bois 81 avenue Jean Jaurès 93110 Rosny sous-Bois

Description synthétique du poste :

Accueillir et orienter les différents interlocuteurs (patients, usages, familles, professionnels) : physique, téléphonique et courriel
Traitement des courriers, des dossiers, des documents, rapports, comptes rendus et certificats médicaux (saisie, mise en forme, enregistrement, tri, diffusion)
Assurer la traçabilité et la conservation des données : numériser, classer, archiver
Saisies de l'activité (DPI et Cortexte), selon les règles d'IDENTITO VIGILANCE
Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
Planifier et gérer les rendez-vous médicaux des patients
Transmission et partage des informations inter- équipes
Organiser et participer aux réunions ; rédaction et diffusion des comptes rendus
Gérer la commande papeterie avec les cadres du CMP
Participer à la continuité de la traçabilité de l'activité de l'HDJ lorsque l'AMA en poste est en congés ou CM
COMPETENCES REQUISES
- Garantir la qualité et la sécurité de l'accueil ainsi que l'orientation des usagers.
- Renseigner, orienter les patients, leurs proches comme les partenaires internes et externes
- Participer à la communication en interne comme en externe
- Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser.
Missions spécifiques :
- Aptitude de contact et d'accueil auprès de patients souffrants d'une pathologie psychiatrique, de leurs proches et des partenaires extérieurs.

Connaissances :
Savoir-faire requis :
- Prendre des notes et les retranscrire
- Hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser
- Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches
- Dynamisme
- Esprit d'initiative
- Esprit d'équipe et adaptabilité
- Sens des responsabilités
- Maîtrise de soi
- Esprit d'ouverture et d'équité

Savoir être :
- Discrétion professionnelle
- Qualités relationnelles
- Capacité de travailler en équipe

Connaissances requises :
- Outils bureautiques (Cortexte, Word, Excel, Intranet/Internet, Outlook)
- Techniques de communication / accueil physique et téléphonique
- Droit des patients en psychiatrie et Droit hospitalier
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Vocabulaire médical

Qualifications : Diplôme A.M.A secrétariat médical / Adjoint Administratif

Particularité du poste :

Communiquer et échanger les informations avec ses collègues secrétaires pour être à même de suppléer et ainsi d'assurer la continuité du travail en cas d'absence.
Une secrétaire toujours présente dans la structure extrahospitalière.
Mobilité interne : remplacement dans les différentes unités du pôle.