Gestionnaire du Courrier et Achats - Vanves H/F Fonction publique Territoriale
Vanves - 92 Fonctionnaire- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Mission :
Placé sous la responsabilité du chef de service, il assure le gestion du courrier et la gestion des fournitures administratives et petit matériel (pour la Direction générale).
Activités :
GESTION DU COURRIER
Missions opérationnelles :
* Réceptionner (boîtes aux lettres et La Poste), trier, numériser, enregistrer et distribuer le courrier entrant
* Constituer le parapheur des notes et le suivi des signatures
* Assurer les dépôts et reprises des parapheurs et suivre le circuit en interne
* Dispatcher les abonnements « presse »
* Préparer et affranchir le courrier sortant en optimisant les coûts postaux
* Préparer le Bac à courriers pour le départ Poste
* Gérer les recommandés avec accusé de réception (entrant et sortant)
* Gérer la boîte de messagerie « formulaire contact secrétariat général » et assurer la bonne direction des emails reçus
Autres tâches :
* Etre l'interlocuteur privilégié dans les relations avec la Poste et autres fournisseurs liés à la mission du courrier
* Contribuer à l'optimisation des processus existants, ainsi qu'au développement du nouvel outil numérique de gestion du courrier « Maarch »
* Suivre la maintenance des équipements de numérisation et des évolutions des outils dédiés (logiciel courrier, machine à affranchir) et alerter sur les dysfonctionnements,
* Assurer une formalisation de l'organisation de ses missions et la formation de binôme pour permettre son remplacement pendant les périodes d'absence
* Proposer des améliorations des process et sensibiliser aux bonnes pratiques
* Rendre compte de l'activité « courrier » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord
ACHATS
Assurer la gestion des achats de fournitures administratives et petit matériel (pour la direction générale) :
* Gérer et suivre les stocks (consommables, fournitures de bureau)
* Passer les commandes nécessaires
* Assurer le suivi des livraisons et la bonne réception des fournitures
* Manutention des fournitures et des ramettes de papier
* Suivre les périodes de commande et les factures
* Préparation des commandes des services et distribution
* Assurer la maintenance de 1er niveau des copieurs multifonctions
* Suivre le budget alloué (courrier et fournitures)
* Rendre compte de l'activité « achats » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord
SECRETARIAT GENERAL
Remplacement de l'assistante administrative pendant ses absences
Conditions d'exercice :
* Prise de fonction souhaitée : 1er septembre
* Horaires : 38h hebdomadaires. Ponctuellement horaires décalés pour afflux exceptionnel (élections, invitations protocole)
* Cadre d'emploi : Adjoint administratif
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
* Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
* Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d'entreprise ou service de livraison de repas sur site.
* Politique active de formation des agents
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Compétences et aptitudes :
* Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, ponctualité, discrétion, respect de la confidentialité disponibilité
* Maîtrise courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciel Documalis/Maarch, Ciril)
* Sens du travail en équipe
* Bonne forme physique
* Station debout prolongée
Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Vanves
Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).
Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heureSalaire brut estimé
21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heureEstimation haute
23 500 € / an 1 958 € / mois 12,91 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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