Assistante- Secrétaire Hcefp H/F
Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche
- Paris 7e - 75
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
Le/La secrétaire-assistant(e) est responsable de l'organisation quotidienne du travail de l'équipe et contribue au bon déroulement des activités de la structure en assurant notamment les fonctions suivantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur;
- Assurer le lien avec les autres secrétariats de la structure et avec les secrétariats des cabinets ministériels;
- Réceptionner, enregistrer, diffuser les courriers et suivre leur expédition, suivre la circulation des parapheurs via l'application ELISE; suivre les productions des textes réglémentaires via REPONSES
- Gérer les messageries fonctionnelles de la structure (rédaction des accusés de réception, diffusion des messages aux collègues compétents, transmission des réponses);
- Gérer les agendas électroniques, programmer et organiser les réunions en présentiel ou en distanciel (audio/visio);
- Préparer les dossiers pour les réunions des responsables de l'équipe;
- Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et assurer leur diffusion; mettre en oeuvre la communication interneet participer à l'organisation des séminaires ;
- Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la structure; gérer les fournitureset les commandes ;
- Assurer la gestion des plannings des congés prévisionnels, des missions via CHORUS DT, de l'installation des nouveaux collègues;
- Organiser l'archivage papier et numérique pour l'ensemble de l'équipe et dans le respect des règles en vigueur;
- Assurer la veille documentaire;
- Élaborer des tableaux de suivi de l'activité.
Au-delà des activités de secrétariat, le/la secrétaire-assisant(e) pourra se voir confier l'étude et la gestion de certains dossiers en lien avec l'activité de la structure. Il/Elle devra gérer les pics d'activité ainsi que les urgences
Des formations à la prise de fonction et un accompagnement individuel sont proposés.
Le profil recherché
Connaissance de l'environnement professionnel et des procédures administratives.
Respect de la confidentialité; Capacité d'anticipation et prise d'initiative; Capacité à travailler en équipe; Rigueur, précision et organisation.
Publiée le 03/09/2025 - Réf : 2025-1975394
Assistante- Secrétaire Hcefp H/F
- Paris 7e - 75
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