Secrétaire - 100% - Direction de la Qualité - Ghef H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'établissement
Le Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) comprend les 4 sites hospitaliers suivants : Meaux, Marne La Vallée, Coulommiers et Jouarre ainsi que 40 sites extrahospitaliers (psychiatrie de l'enfant de l'adolescent / psychiatrie de l'adulte).

Définition du poste
La secrétaire de la direction qualité assiste la coordinatrice qualité gestion des risques et la directrice médicale qualité. Elle travaille en collaboration avec les animatrices qualité et participe à la diffusion des informations et à la collecte des données en lien avec les démarches qualité gestion des risques.

Missions liées au Métier
Accueil des professionnels
Gestion des stocks de produits et de matériel dans son domaine
Organisation de réunions, visites, événements.
Prise de notes, frappe et mise en forme de documents.
Prise de rendez-vous et gestion des agendas.
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine.

Missions spécifiques au poste
Organisation, suivi, saisie des résultats des Evaluations de Pratiques Professionnelles (EPP) et des IQSS
Traitement des Evènements Indésirables (EI)
Intégration des documents émanant de la direction qualité, de la direction générale et de la coordination générale des soins pédagogique et de la qualité dans le logiciel de Gestion Electronique Documentaire
Suivi des actions de formation, sensibilisation et des communications
Assure la continuité de service au sein de la direction générale en remplaçant la secrétaire en son absence

Impératifs Métier
La secrétaire de la direction qualité doit nécessairement maîtriser les logiciels de bureautique classiques et les logiciels métiers inhérents :
Elle doit maîtriser :
Power point
Word
Excel
La langue française orale et écrite
Elle doit posséder un diplôme en secrétariat.
Elle/Il doit avoir une connaissance approfondie et/ou une expérience préalable significative :
Dans le domaine de la santé
Dans le domaine de la qualité et la gestion des risques serait un plus

Qualités attendues au niveau institutionnel
Comportement adapté dans ses relations avec autrui
Capacité à travailler en équipe
Capacité d'adaptation dans son environnement professionnel
Rigueur

Qualités spécifiques pour le poste
Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs (directeurs, encadrants, organismes externes,)
Capacité à décliner de manière opérationnelle dans son domaine d'activité une politique générale
Sens des responsabilités
Conscience de son positionnement professionnel
Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue)
Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté
Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion
Dynamisme et sens du travail en équipe
Réactivité, aptitude à prendre des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte
Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel
Organisation et méthode
Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs internes et externes
Pédagogie, diplomatie dans la réponse apportée aux interlocuteurs
Capacité à gérer la charge émotionnelle
Capacité à suivre et respecter une procédure