Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F les Yeux Carres
Toulouse - 31 CDI- 12,50 € / heure
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Rattaché(e) à la direction, l'assistant(e) administratif(ve) et comptable a pour rôle de soutenir la gestion quotidienne de l'entreprise sur les plans administratif, comptable et social.
1. Comptabilité
- Assurer le suivi des opération comptables courantes et de la trésorerie
- Préparation des éléments pour le cabinet comptable (TVA, écritures, justificatifs, immobilisations, notes de frais)
- Préparation des règlements fournisseurs, prestataires de services et suivi des encaissements
- Interagir avec les conseillers bancaires pour le suivi des dossiers financiers
2. Administration
- Gestion des appels, courriels et courriers entrant et sortant
- Création, envoi, classement et archivage physique et numérique des documents
- Commandes de fournitures et gestion des stocks de bureau
- Gestion des devis signés, contrats, bons de commande
- Suivi des projets, des paiements, des relances
- Mise à jour de l'agenda de production
- Suivi des contrats fournisseurs et prestataires (assurances, entretien, téléphonie)
3. Ressources humaines
- Enregistrement et suivi des dossiers salariés
- Archivage des bulletins de salaire et règlement des paies
- Réponse aux candidatures spontanées
- Collecte des conventions de stage et indemnisation des stagiaires
- Lien avec la RH, la médecine du travail, les organismes de prévoyance et de santé
Nous vous invitons à joindre une lette de motivation à votre candidature.
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Assurer le suivi de dossiers administratifs, Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes), Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs, Classer des documents, Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers, Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison), Concevoir un devis ou un projet de contrat, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects, Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc), Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Réaliser des opérations comptables, Réaliser une gestion comptable, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Traiter les factures et les rapprochements bancaires, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Activités spécialisées de design
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de persévérance : Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche quels que soient les imprévus, les obstacles de réalisation rencontrés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Toulouse - 31
- CDI
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