Gestionnaire Administratif·ve H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Bordeaux - 33 CDD- 22 000 € / an
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Logistique :
- Référent des emplois du temps des formations de plusieurs départements
- Saisie des emplois du temps de ces mêmes formations sur le logiciel Hyperplanning (vérification de la concordance entre les maquettes et les emplois du temps reçus par les enseignants responsables).
- Gestion des services enseignants sur l'application Pêche (saisie et suivi de la validation des services prévisionnels et définitifs de chaque enseignant rattaché aux formations en charge)
- Réservation ponctuelle de salles sur le logiciel Hyperplanning (réunions, soutenances, jurys, rattrapage de cours, contrôles continus, examens UFR, etc)
- Accueil des enseignants et des personnels administratifs
Communication :
- Lien direct avec les responsables d'emploi du temps des formations en charge (physique, téléphonique et mail)
- Collaboration avec les bureaux des Licences et des Masters pour l'organisation des examens
- Collaboration avec les autres composantes (gestion des cours mutualisés, prêt de salles entre UFR)
- Collaboration avec les services centraux de l'Université (Cellule d'aide au pilotage pour la saisie des services enseignants, Direction du patrimoine immobilier et logistique pour l'affectation des amphithéâtres)
Le profil recherché
Connaissances :
Connaissance des techniques de secrétariat
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Maîtriser les modes de communication à l'écrit et à l'oral.
- Savoir utiliser les outils bureautiques (Maîtrise de Word et Excel)
- Trier, hiérarchiser, classer les informations.
- Gérer la confidentialité des informations et des données.
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Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Gestion du temps
- Gestion du stress
Compétences autres :
Maîtrise souhaitée du logiciel Hyperplanning
Infos complémentaires
à partir de 22K € brut/an
- Bordeaux - 33
- CDD
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