Agent d'Accueil Administratif H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Ce poste est une création de poste au sein de l'EHPAD. Nous avons besoin de 3,5 ETP

Description du poste :
L'agent d'accueil est le premier interlocuteur des usagers extérieurs et un contact régulier pour les résidents comme pour les agents. À ce titre, il incarne l'image de l'établissement et reflète les valeurs d'humanité et de considération que celui-ci souhaite transmettre à l'ensemble de ses interlocuteurs. Par son attitude bienveillante, patiente et attentive, il contribue à instaurer un climat de confiance, à favoriser un accueil chaleureux et à désamorcer les éventuelles tensions. La même exigence de qualité s'applique aussi bien à l'accueil en présentiel qu'à l'accueil téléphonique.

Mission 1 : Assurer l'accueil au sein de l'établissement
Tenir un registre des mouvements d'entrée/sortie des personnes extérieurs
Accueillir physiquement et téléphoniquement
Accueillir les vacataires et nouveaux professionnels
Trier, filtrer, prendre des messages, transférer les appels
Répondre, transférer des mails provenant de l'adresse mail accueil et du site internet

Mission 2 : Contribuer à l'accompagnement des résidents
Tenir à jour un tableau des mouvements d'entrée et sortie des résidents
Gérer et organiser les demandes de repas/gouter des familles
Mettre à jour le site internet de l'EHPAD
Diffuser des informations par mail, par courrier, par voie d'affichage auprès des proches des résidents (planning repas, animations, événements, cvs)
Gérer l'agenda du pédicure-podologue et des coiffeurs
Gérer l'affichage à destination des résidents et de leurs proches
Réaliser la distribution du courrier auprès des résidents
Suivre et gérer le classeur des courriers qui doivent être remis aux familles
Mettre en forme des courriers, affichage, supports écrits
Suivre et organiser les demandes de rendez-vous médicaux des résidents

Missions 3 : Admission des résidents
Répondre aux premières questions pour une demande d'admission
Editer et transmettre des dossiers sur Via trajectoire
Transmettre les lettres types en réponse aux demandes d'admission
Renseigner le dossier administratif des résidents

Mission 4 : Assurer la sécurité du bâtiment
Gérer les badges d'accès
Ouvrir le sas d'entrée et la barrière parking
Lire les vidéos de surveillance en cas de besoin
Vérifier la fermeture des accès extérieurs
Tenir le cahier des demandes d'intervention technique
Gérer les badges de la machine à café ainsi que les cautions
Prévenir et rendre compte des incidents de sécurité

Temps de travail
35 heures par semaine en roulement
Travail weekend et jours fériés

Compétences et profil requis
Savoir
Utilisation Pack Office : Word, Excel, internet, Outlook
Connaissance du fonctionnement et de l'organisation d'un EHPAD

Savoir-faire (Activités opérationnelles)
Identifier, analyser, évaluer les situations et les besoins
Réajuster et s'adapter en fonction de la personne
Respecter les protocoles et consignes
Collaborer avec l'ensemble du personnel
Elaborer et formaliser des outils administratifs
Accueillir, informer, accompagner les résidents et leur entourage
Accueillir les nouveaux professionnels

Savoir être (relationnel)
Adopter un langage et une attitude professionnels
Savoir travailler en équipe
Développer une relation d'écoute
Faire preuve de discrétion à l'égard des résidents et de leur famille
Agir avec respect vis-à-vis d'autrui et développer une attitude bienveillante en toute circonstance
Connaître les droits des résidents et participer à leur mise en uvre

Conditions de travail :
Horaires de travail 7h par jour
7h-14h30 ou 12h30-20h (30 min de pause)