Office Manager H/F Sense Avocats

Détail du poste

Office Manager : Un poste clé au sein d'un cabinet en plein essor !

Vous êtes une personne proactive, organisée et motivée par un environnement professionnel stimulant ? Rejoignez un cabinet d'avocats dynamique et bienveillant, en constante expansion, où votre rôle sera essentiel et structurant.

Nous recherchons un Manager H/F de l'assistanat et des fonctions support, capable de contribuer activement à la gestion quotidienne et au développement stratégique de notre structure.

Vos missions principales : un poste polyvalent et stratégique

1. Manager de l'assistanat traditionnel
- Piloter le suivi et l'organisation des documents client et veiller à leur bonne gestion.
- Assurer le suivi et la mise à jour des bases de données clients, en garantissant leur fiabilité.
- Être un point central dans la relation client : accueil téléphonique et physique, gestion des communications (mails, courriers), ainsi que suivi des interactions non techniques.
- Participer à l'organisation en structurant des fichiers stratégiques tels que la création et la mise en place des bibles d'actes juridiques.

2. Gestion des services généraux
- Veiller au bon déroulement des relations avec les fournisseurs : passer les commandes nécessaires, suivre les contrats et gérer leur classement.
- Collaborer avec des partenaires institutionnels (CARPA, organismes sociaux, assurances).
- Assister dans la gestion des actes de vie sociale de la structure SENSE.
- Gérer les relations locataires/prestataires du bâtiment pour garantir un cadre de travail optimal.

3. Administration du personnel
- Suivre la logistique des formations et recrutements : planification, organisation des entretiens, mise à jour des bases de données collaborateurs.
- Superviser le suivi administratif des collaborateurs (contrats, intégrations, processus d'onboarding, rémunérations).
- Être l'interface avec le cabinet de paie, garantissant ainsi un traitement fluide et précis.

4. Comptabilité
- Gérer avec rigueur le budget, la trésorerie et produire des tableaux de bord de suivi financier.
- Identifier et proposer des actions afin d'optimiser les coûts.
- Assurer la facturation en soutien des équipes, le suivi des paiements ainsi que la collecte et saisie de toutes les pièces comptables dans le logiciel prévu.
- Travailler en collaboration avec le cabinet d'expertise comptable partenaire pour garantir la conformité des éléments comptables.

5. Communication
- Dynamiser la vie du cabinet par l'organisation d'afterworks et événements d'équipe conviviaux.
- Proposer et mettre en oeuvre des actions de communication : emailing, mise à jour du site internet, gestion du LinkedIn, et relations avec la presse spécialisée.
- Contribuer au développement des partenariats stratégiques : cabinets d'avocats externes, experts financiers, notaires, banquiers d'affaires et autres associations professionnelles.

Les clés de votre réussite : Qualités et compétences attendues

Notre futur(e) collaborateur(trice) se distingue par :
- Une excellente organisation et un fort sens des priorités.
- Une approche consciencieuse, marquée par un dynamisme et une implication sans faille.
- Un sens de la confidentialité sans compromis.
- De très bonnes qualités relationnelles, associées à un esprit convivial et un excellent anglais (un atout apprécié).
- Une approche proactive avec le souci constant d'apporter des solutions.
- Des compétences solides en comptabilité (indispensables), avec idéalement une expérience en cabinet d'avocats ou dans le conseil.

Ce que nous vous offrons : un poste à fort potentiel d'évolution
- Un environnement bienveillant et dynamique : rejoignez une équipe expérimentée, qui valorise le travail collaboratif et la synergie des compétences.
- Un rôle transverse et stratégique : véritable pilier au sein du cabinet, votre rôle sera structurant pour l'organisation et garant d'une gestion optimale.
- Des responsabilités croissantes et des opportunités d'autonomie à mesure de l'évolution rapide du cabinet.
- Une collaboration directe avec le collège des associés, offrant une proximité accrue avec les décideurs stratégiques.
- Et bien plus encore : votre implication sera reconnue et valorisée !

Prêt(e) à relever ce défi ?

Votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre motivation sont vos véritables atouts pour contribuer au succès de notre cabinet.

Ce poste clé, au coeur d'un environnement challengeant mais stimulant, vous permettra d'explorer des missions riches et variées tout en évoluant personnellement et professionnellement.

Rejoignez notre aventure dès maintenant en nous adressant votre candidature ! Nous avons hâte de vous rencontrer.

Les avantages liés au poste que nous vous proposons : un 13ème mois - Mutuelle Malakoff - TT possible après période d'essai.

Sense Avocats regroupe différentes expertises pour trouver la solution la plus adaptée aux problématiques rencontrées par les entrepreneurs. Un accompagnement de rigueur et transversal qui permet aux entrepreneurs de faire face à ces divers sujets en toute sérénité.