Assistant de Direction Aupres des Secretaires Generaux H/F Conseil d'Etat
Paris - 75 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
L'assistant (e) de direction auprès des secrétaires généraux sera garant de la bonne organisation de leurs rendez-vous, réunions et déplacements. Il aura un rôle d'alerte et de veille avec une démarche d'anticipation pour le bon déroulement des journées de travail.
Disponible, respectueux du travail en équipe et doté d'un grand sens de l'organisation, il devra plus particulièrement développer son activité dans les domaines suivants :
1/ organisation de l'activité des secrétaires généraux : tenue et vérification permanente des quatre agendas, prise de rendez-vous, planification, organisation et préparation des réunions ponctuelles et récurrentes, rencontres internes et externes (entretiens bilatéraux ou auditions), préparation des dossiers afférents, réservation de salles et des matériels informatiques, envoi et suivi des invitations.
2/ suivi et rédaction des documents utiles : rédaction et diffusion de documents et comptes-rendus, mise à jour de bases de données pour publipostage, et des procédures.
3/ gestion des déplacements professionnels : établissement des ordres de missions, réservations et commandes des billets de transports et hôtel, états de frais sur le logiciel Chorus DT.
4/ suivi du courrier et préparation des dossiers : enregistrement et traitement du courrier et des parapheurs, classement et archivage papier et numérique des courriers et des documents, mise à jour des bases contacts, rédaction de lettres administratives ou notes.
5/ accueil physique et téléphonique : accueil des visiteurs des secrétaires généraux, gestion des appels téléphoniques.
Le profil recherché
Techniques de secrétariat;Outils bureautiques courants (Outlook, Excel, Word);Maîtrise de l'application de gestion de courrier Elise ;Communication écrite et orale;Techniques d'indexation, de classement et d'archivage ; Connaissance de l'organisation du Conseil d'Etat et du contexte institutionnel ; Capacité d'organisation et de gestion du temps ;
Réactivité et soin dans l'exécution des travaux ;Aptitude à travailler en brigade ;Capacité à travailler en équipe ;Excellent relationnel et adaptabilité aux différents interlocuteurs ;Gestion des situations d'urgence
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Estimation basse
31 000 € / an 2 583 € / mois 17,03 € / heureSalaire brut estimé
37 500 € / an 3 125 € / mois 20,60 € / heureEstimation haute
45 000 € / an 3 750 € / mois 24,72 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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