Gestionnaire Secrétariat de Direction H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
Mulhouse - 68 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Vos activités principales
Sous la responsabilité du chef d'établissement, sous l'autorité, et sous le contrôle direct du Secrétaire de direction, Responsable de service, l'adjoint au responsable du service supplée son chef de service dans la représentation du service et la gestion administrative de son unité administrative. En fonction de l'organisation du service, il a en charge la gestion l'organisation, la tenue du secrétariat de l'équipe de direction et tient un rôle d'assistance auprès des personnes dont il assure le secrétariat.
Il est tenu à la plus grande confidentialité sur les dossiers dont il a connaissance.
Il assure également la circulation, la sélection et la diffusion de l'information à l'ensemble des personnels de direction.
Il assure le suivi et l'archivage des courriers entrants et sortants, il élabore les outils de communication de l'établissement.
Il est l'interlocuteur des services associés à la chaine de direction (DISP, DAP, chef de cabinet, autorités judiciaires, préfectorales, collectivités locales, APIJ, élus, organisations professionnelles, autorités administratives et autres services de l'état, forces de l'ordre...) et de tous organismes et partenaires extérieurs à l'administration (associations, avocats, visiteurs, experts, auditeurs, huissiers, prestataires de services...) associés. Selon les tâches de secrétariat, il est amené à entrer en relation fonctionnelle régulière avec d'autres services de l'établissement (Direction, SDA, détention, BLIE, administration, service technique, SPIP, gestionnaire délégué, US, formation, ULE...). Il est associé à la responsabilité du tri, de la tenue de l'archivage du service, il doit veiller à l'organisation régulière des opérations de destruction et de reversement règlementaires aux archives départementales.
Ø Assurer le bon fonctionnement et la continuité du service
Ø Se rendre disponible en cas d'urgence, ou de priorités fixées par la Direction
Ø Organiser, optimiser l'organisation des missions et la délégation des tâches du service
Ø Entretenir un relationnel de qualité avec l'ensemble des interlocuteurs professionnels
Ø Assurer une communication interne transparente
Ø Participer activement aux réunions de services et aux réunions de travail planifiées
Ø Assurer le suivi et la mise en oeuvre des décisions prises en réunion
Ø Assurer le traitement du courrier postal et électronique arrivée et départ
Ø Gérer les appels téléphoniques internes et externes
Ø Impulser toutes propositions d'amélioration pour optimiser et dynamiser les fonctionnements.
Ø Rendre compte régulièrement de son activité au CE et au responsable de service
Ø Assurer la veille documentaire et la diffusion de l'information règlementaire et législative (mails, note de service, courriers dans casiers agents, affichage, réunions)
Ø Assistance, conseil, orientation, explication, expertise, avis auprès de la direction.
- Liste non exhaustive-.
Le profil recherché
Corps / Grade : ADJOINT ADMINISTRATIF
Vos principales compétences à mettre en oeuvre
Connaissances :
Bonne connaissance des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie électronique...)
Capacités rédactionnelles
Savoir-faire :
Sens de l'organisation et de la méthode
Rigueur - logique
Faculté d'adaptation aux impératifs du service
Savoir-être
Afficher la suite
Sens du travail en équipe
Sens du service public
Discrétion professionnelle - respect de la neutralité et de la confidentialité
Disponibilité et réactivité
Qualité relationnelle et sens du contact
Offres de formation associées à votre prise de poste
Communiquées lors de la prise de poste
Perspectives d'évolution professionnelle
Possibilité de concourir au grade ou corps supérieur
Infos complémentaires
- - RIFSEEP 2 -
Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Mulhouse
Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).
Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
35 700 € / an 2 975 € / mois 19,61 € / heureSalaire brut estimé
42 500 € / an 3 542 € / mois 23,35 € / heureEstimation haute
57 500 € / an 4 792 € / mois 31,59 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
Merci pour votre retour !
- Mulhouse - 68
- Fonctionnaire
Créez une alerte
Pour être informé rapidement des nouvelles offres, merci de préciser les critères :
Finalisez votre candidature
sur le site du partenaire
Créez votre compte pour postuler
sur le site du partenaire !
sur le site du partenaire
sur le site du partenaire !
Ces offres pourraient aussi
vous intéresser
Recherches similaires
- Job Responsable administratif
- Job Administratif
- Job Colmar
- Job Altkirch
- Job Guebwiller
- Job Saint-Louis
- Job Cernay
- Job Thann
- Job Munster
- Job Wittenheim
- Job Ensisheim
- Job Orbey
- Job Assistant administratif
- Job Assistant ADV
- Job Agent administratif
- Job Gestionnaire administratif
- Job Responsable administratif et financier
- Entreprises Administratif
- Entreprises Responsable administratif
- Entreprises Mulhouse
- Job Fonction publique
- Job Responsable
- Job Public
- Job Gestionnaire
- Job Etat
- Job Fonction publique Mulhouse
- Job Responsable Mulhouse
- Job Public Mulhouse
{{title}}
{{message}}
{{linkLabel}}