Assistant - Assistante de Direction H/F Mairie
Saint-Sylvain - 14 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Missions :
Gérer et veiller au respect des procédures dans l'élaboration et le traitement des actes réglementaires des services du pôle
En relation avec les services du pôle ADT, assurer l'organisation et la gestion des procédures relatives aux actes réglementaires :
Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires au conseil municipal (délibérations, notes techniques, notes de présentations.) auprès de la direction générale ;
Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires ;
Réaliser le suivi des procédures réglementaires en lien avec l'assistante de la direction générale (respect de la planification des phases pré et post conseil municipal : rédaction et mise en forme des délibérations, notifications aux services émetteurs du pôle, mise en signature et diffusion des conventions approuvées, mise en oeuvre des délibérations,.)
Assurer le traitement et le suivi des actes réglementaires en lien avec les services notamment les autorisations temporaires d'occupation du domaine public (permis de stationnement, permissions de voirie, arrêtés temporaires de police de la circulation, etc)
Veiller à la tenue des registres et à la constitution des recueils des actes administratifs (arrêtés, décisions.)
Organiser et contrôler l'affichage légal et la publication des actes
- Veiller à la mise en oeuvre d'une organisation garantissant l'archivage méthodique et rigoureux des documents et actes émanant du pôle
Apporter une assistance administrative à la Direction du pôle et aux élus :
Gestion administrative :
- Filtrer les besoins, attentes et questionnements des services auprès de la Direction
- Prioriser et organiser les rendez-vous et réunions : gestion des agendas, convocations, dossiers préparatoires, émargements, organisation logistique.
- Prendre des notes, rédiger la correspondance du/de la Directeur.trice, établir des comptes-rendus de réunion ou relevés de décision, élaboration et/ou relecture et mise en forme des dossiers.
- Traiter le courrier et en assurer le suivi (convocations, relances, représentation, pouvoir.)
Suivi administratif en lien avec le service Ressources Humaines :
- Assurer la gestion des EPI/vêtements de travail en étroite collaboration avec le service des Ressources humaines
- Assurer la gestion du suivi des formations en étroite collaboration avec le service des Ressources humaines
- Suivi administratif des astreintes : préparation du calendrier annuel, suivi des interventions (temps d'intervention, tableau de bord.)
Assurer la circulation et la diffusion de l'information :
- Collecter des données nécessaires, mise en place et suivi de tableaux de bord pour la direction et l'ensemble des services du pôle
- Diffusion des directives et consignes données par la direction aux différents services
- Diffusion des supports et outils permettant de développer en interne l'échange d'informations et la connaissance des projets de la collectivité
Organisation de la gestion administrative et opérationnelle des missions du service Administratif du pôle ADT
- Manager les agents du service (répartition et planification des tâches)
- Assurer l'organisation du service pour garantir la continuité du service
- En l'absence des secrétaires, assurer l'accueil et la gestion des demandes d'intervention ou de réservation de salles et matériel en fonction du caractère d'urgence
- Très bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités et des processus réglementaires
- Aptitudes rédactionnelles organisationnelles et relationnelles,
- Rigueur, autonomie, réactivité et sens de la discrétion
- Respect des délais et des procédures, gestion des priorisations
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Maîtrise des outils informatiques
Participation éventuelle à des réunions en dehors des horaires classique
- CNAS
- Participation garantie maintien salaire
Entretiens : 06/08/2025 de 14h à 17h00
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Animer, coordonner une équipe, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Classer des documents, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Manoeuvre
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Bienvenue chez Mairie
Dotée d'un fort potentiel de développement et en réflexion sur son projet de territoire : "Verrières 2030 +", la commune de Verrières en Anjou (7300 habitants), est située sur le territoire de la Communauté Urbaine d'Angers Loire Métropole.
Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Saint-Sylvain
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 311 € / an 1 943 € / mois 12,81 € / heureSalaire brut estimé
26 390 € / an 2 199 € / mois 14,50 € / heureEstimation haute
30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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