Assistant de Direction H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) et le Centre Hospitalier d'Arpajon (CHA) sont en direction commune depuis janvier 2020 et font partie du GHT Ile de France Sud, avec le CH Sud Essonne (CHSE).
Ces 2 établissements emploient plus de 4500 hospitaliers, avec des services de pointes tels que : le centre périnatal de type III, les soins en chirurgie viscérale et orthopédique

CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIEN
Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) assure des missions de proximité et de recours au sud de l'Ile-de-France, dans une quarantaine de spécialités dont trois à caractère hospitalo-universitaire, avec une offre de soins large en médecine, chirurgie, obstétrique et psychiatrie. Il comprend 1 041 lits et places dont 522 lits en médecine, 106 lits en chirurgie, 84 lits en obstétrique, 173 lits en psychiatrie, 72 lits en soins de suite et de réadaptation et 84 places d'EHPAD. Il est le siège du SAMU 91.

CENTRE HOSPITALIER D'ARPAJON
Le CH d'Arpajon est composé de 210 lits de MCO (médecine, chirurgie, USC, pédiatrie, maternité et soins palliatifs), 49 lits de SSR, 47 lits d'USLD et 116 lits d'EHPAD. Plusieurs projets architecturaux sont actuellement en cours pour augmenter les capacités en lits sur les acteurs maternité, adolescence, chirurgie ambulatoire et EHPAD.

Identification du poste
o Fonction et Localisation du Poste
- Fonction : Assistant(e) de direction
- Grade : Adjoint Administratif
- Localisation : Poste basé sur le CHSF

o Position dans la structure
- Rattachement hiérarchique :
Coordonnatrice Générale des Soins/Directrice Qualité Gestion des Risques
Directrice des Soins (FF)
- Liaison fonctionnelle :
Cadres supérieurs de santé de pôle, cadres supérieurs de santé du CHSF et du CHA
Direction des ressources humaines, directions fonctionnelles
Secrétariat du CH d'Arpajon

o Présentation du service
- 1 Coordonnatrice Générale des Soins (CGS)/ directrice qualité gestion des risques
- 1 cadre supérieure adjointe du CGS et 2 cadres supérieurs en missions transversales
- 1 ingénieur qualité adjointe à la directrice qualité, 1 ingénieur, 1 cadre supérieure de santé, 1 assistante qualité
- 1 assistante de direction DS/DQGR et 2 secrétaires

o Temps de travail : Du lundi au vendredi pour une durée hebdomadaire de 37,5h et conformément à la charte du temps de travail du CHSF Congés annuels = 25 jours et RTT = 15 jours

Missions du poste
o Missions générales :
- Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation e de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des
dossiers.
- Gérer l'agenda, préparer les dossiers et la logistique des différents événements professionnels du directeur et de ses adjoints.
- Organiser et prévoir la gestion des réunions et des instances du CHSF et du GHT (Réunions d'encadrement, CSIRMT, Copil Qualité Gestion des Risques).
- Préparer les publications de postes soignants à transmettre à la DRH.
- Gérer les remplacements des intérimaires en lien avec les boites d'intérims, en accord avec la direction des soins et en coordination avec la DRH.

o Missions permanentes :
- Accueil physique et téléphonique
- Organisation des réunions et des instances (CSS de pôle, réunion d'encadrement, réunion mensuelle
polaire, CSIRMT du CHSF et du GHT, COPIL Qualité/Gestion des Risques), participation aux réunions et
rédaction des comptes rendus et/ ou procès-verbaux.
- Mise des ODJ, des CR et des PV des instances dans Qualnet.
- Organisation des rendez-vous pour les rendez-vous mensuels et les entretiens d'évaluation des cadres
supérieurs de pôle et de santé, de l'équipe qualité...
- Prise de rendez-vous/gestion des agendas. Réception et traitement des messages électroniques.
- Rédaction, reproduction et diffusion de documents (notes d'information, courriers, rapports)
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage).
- Gestion des fournitures de bureau.
- Gérer les conventions de stage.

o Missions ponctuelles :
En l'absence de la secrétaire en charge des remplacements : Gestion des remplacements d'intérimaires en lien avec les équipes d'encadrement, en accord avec la directrice de soins (demande, suivi et transmission des intérimaires aux équipes d'encadrement) et travail en lien avec la DRH

o Conditions et contraintes d'exercice :
- Cf. Document unique

Particularités de la fonction
o Compétences requises (formation/qualification)
Baccalauréat secrétariat ou niveau. Diplôme de secrétaire
Maîtrise de Word, Excel et Outlook
Correspondance Statutaire : Adjoint Administratif

o Expériences professionnelles
Secrétaire
Assistante de direction

o Qualités professionnelles
Sens de l'organisation, des responsabilités, rigueur et adaptation aux changements
Capacités rédactionnelles
Savoir analyser les demandes et gérer les priorités
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous et organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Utiliser les outils bureautiques/Technologie d'Information et de Communication
Faire preuve de discrétion professionnelle et qualité d'écoute

Statut / Evolution possible du poste (facultative)
o Cette fiche de poste est susceptible d'évolution en fonction du projet d'Établissement et de la réglementation.