Assistant·e de Direction H/F Mjc Laennec Mermoz
Lyon 8e - 69 CDI- 1 500 - 1 660 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Présentation de la MJC :
La MJC Laënnec-Mermoz est une association d'éducation populaire implantée dans un territoire classé à la politique de la ville : le quartier Mermoz (Lyon 8ème). Elle compte près de 1200 adhérent.es et de nombreux.euses usager.es.
C'est un acteur important de l'action artistique et culturelle de son territoire qui pilote tout au long de la saison des événements et des actions pluridisciplinaires mobilisant de nombreux partenaires. La MJC Laënnec-Mermoz gère actuellement deux espaces extérieurs de type jardins partagés (Prenez Racines !) ainsi qu'une annexe appelée « la p'tite MJC » (situés à 200 m). La MJC Laënnec-Mermoz s'implantera dans de nouveaux locaux à l'horizon 2026-2027 tout en conservant ses jardins partagés et son annexe.
Dans le cadre d'une création de poste, sous la responsabilité de l'équipe de direction, et en coopération avec l'équipe salariée et bénévole de la MJC, le/la assitant.e de direction assurera le secrétariat général de la structure, la facturation, les inscriptions aux activités et aux spectacles, et participera à l'accueil des habitant.es / adhérent.es dans la MJC. Il.elle soutiendra, les projets événementiels globaux de la MJC.
Missions du poste :
1. Secrétariat :
- Assurer les inscriptions aux activités hebdomadaires en lien avec l'équipe (deux fortes périodes : juin-juillet puis septembre)
- Assurer la bonne tenue des activités hebdomadaires : suivi des animateur.ices absents, liens avec les adhérents, gestion du petit matériel, suivi des salles, logistique.
- Suivi des facturations : effectuer la facturation (règlement, encaissement), assurer les suivis, les relances adhérent.es courriers et téléphoniques. Périscolaire, activités hebdomadaires, autres factures.
- Assurer le suivi régulier des emails reçus pour la MJC :
o Informations,
o Gestion des demandes de réservation de salles,
o Redirection des emails aux personnes dédiées
- Tâches bureautiques : préparation de courriers, archivages, dossiers administratifs,
- Envoyer le courrier, et assurer le suivi du courrier reçu
- Rédiger les contrats des salarié.es, les conventions partenaires
- Achat du matériel de papèterie, ménage
- Gestion de la billetterie spectacles et événements : inscriptions écoles, ou particuliers, suivis règlements, facturations
- Assurer la mise à disposition des salles et l'écriture des conventions liées
- Assurer le suivi du prestataire de ménage (venue de la personne en charge)
2. Accueil
- Assurer le lien avec les adhérent.es : les accueillir, les rencontrer, les renseigner, les impliquer dans la vie associative.
- Assurer l'accueil sur les horaires suivants :
o Lundi, mardi, jeudi de 16h à 18h30
o Mercredi de 13h à 18h30
- Réponse au standard téléphonique
- Assurer les inscriptions, les encaissements, aux activités hebdomadaires comme aux accueils collectifs de mineurs,
- Gérer les conflits, les groupes trop bruyants, les personnes qui cherchent des informations.
3. Lien vie quotidienne de la mjc et événements
- Etre présent.e sur les événements de la MJC (AG, Pop Festival, Fêtes des activités.)
- Participation aux temps de réflexion d'équipe dédiés
Profil recherché :
Formation / Expérience :
- Diplôme : Vous êtes titulaire d'un Bac +2 (BTS Assistant Manager, Gestion, DUT GEA ou équivalent) et/ou expérience de la gestion de la vie associative,
- Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques (Pack Office ou Suite Google)
- Expériences dans l'accueil de publics spécifiques (l'association est en QPV)
- Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre aisance relationnelle et votre capacité à vous adapter
Savoir-être / Savoir-faire :
- Discrétion,
- Organisation,
- Autonomie et sens des responsabilités,
- Intérêt pour l'écologie, qui sera fil rouge pour toutes les actions menées dans la MJC,
- Excellent niveau rédactionnel
- Goût du contact,
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique
Qualification : Employé non qualifié
Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Lyon 8e - 69
- CDI
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