Assistant de Direction et Secrétariat H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Le Mans - 72 CDD- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Missions et activités principales
Assistance de direction :
- Suivi des dossiers transversaux dans la structure
- Rédaction des comptes rendus de réunion et supports écrits d'aide à la décision
- Gestion du secrétariat du conseil d'institut de l'IUT
- Diffusion des informations ascendantes et descendantes en interne et en externe
- Traitement des informations orales et écrites
- Collecte des informations et des documents pour la constitution des dossiers
- Saisie, mis en forme et édition des documents
- Planification, organisation logistique et suivi des réunions, rencontres et colloques
- Contrôle des échéances des différents dossiers en cours
- Accueil, information, orientation des visiteurs et des personnels, filtrage des interlocuteurs
- Tenue de l'agenda et gestion des rendez-vous de la directrice et de la directrice adjointe
- Gestion des déplacements de la Direction et du service général
- Réception, enregistrement du courrier
- Classement et archivage des dossiers
- Participation à l'organisation des événements pilotés par la direction en lien avec les services intendance et communication
Secrétariat des relations internationales :
- Gestion du secrétariat du responsable des relations internationales
- Accueil et renseignement des étudiants de l'IUT sur les démarches utiles et les aides financières existantes
- Constitution et suivi de l'avancement des dossiers d'aide à la mobilité des étudiants
- Lien avec le service des relations internationales de l'Université et de la région des Pays de la Loire
- Suivi des stages à l'étranger en lien avec les quatre départements de formation
- Prise en charge AT/MP des étudiants avant le départ
- Préparation et suivi des missions de visite de stages à l'étranger des enseignants
- Gestion des échanges internationaux à l'IUT
Aide à la préparation des manifestations liées au service
- Élaboration des tableaux de suivi et de statistiques sur le bilan de l'activité du service
- Participation à l'élaboration et à la mise à jour du guide «Je pars à l'étranger»
Secrétariat de DU PFST :
- Assurer le suivi avec les partenaires internes tout au long de l'année
- Aider le responsable et les enseignants dans leurs missions
- Rédiger et gérer des documents et courriers, affichage, mails
- Établir des données/documentations et les mettre à jour
- Gérer les informations orales/écrites entrantes et sortantes, les absences et retards et les notes, les commandes et leur suivi, l'archivage.
- Organiser et participer aux activités évènementielles et culturelles
- Aider à l'organisation des examens finaux
Le profil recherché
Expérience professionnelle souhaitée
Diplôme / niveau d'étude exigé : Baccalauréat
Domaine : Secrétariat
Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil physique et téléphonique
- Culture web
- Techniques de communication
- Environnement et réseaux professionnels
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
Afficher la suite
Savoir-faire opérationnels
- Accueillir et prendre des messages
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Utiliser des logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
Compétences relationnelles
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Disponibilité
- Sens relationnel
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 311 € / an 1 943 € / mois 12,81 € / heureSalaire brut estimé
26 390 € / an 2 199 € / mois 14,50 € / heureEstimation haute
30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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- Le Mans - 72
- CDD
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