Secrétaire Assistant Technique et Financier - Provence Alpes Agglomeration H/F Fonction publique Territoriale
Digne-les-Bains - 04 Fonctionnaire- Bac
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Au sein du service de Prévention et Gestion des Déchets (78 agents) de Provence Alpes Agglomération, vous travaillerez plus spécifiquement avec le Responsable « Administratif / Finances » et l'agent affecté à ce service. Vous participerez au fonctionnement administratif et financier du service : suivi et gestion des dossiers et assistance au Responsable du service.
Sous l'autorité du Responsable Administratif / Finances, les missions du Secrétaire Assistant.e Technique et Financier seront :
- Suivi comptable et statistique :
o Suivre et traiter les devis et bons de commandes avec imputation comptable (engagement et rapprochement)
o Vérifier la facturation et le suivi du budget
o Réaliser la facturation pour le service (redevance spéciale et tarification incitative) en lien avec le service Finances de Provence Alpes Agglomération et les services du Trésor Public
- Suivi et gestion des dossiers :
o Suivre les contrats en lien avec les services (fournitures, maintenances, réparations, nettoyage des vêtements...)
o Evaluer, suivre et préparer les commandes de fournitures des différents sites
o Suivre le fichier des usagers
- Participation au fonctionnement du service
o Effectuer les opérations classiques de secrétariat : rédactions, photocopies, archivages, ouverture et affectation du courrier et mails, préparation des éléments de réponse, réponse et filtrage des appels téléphoniques, mise à jour des bases de données des fichiers
o Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, tableaux, compte-rendu, rapports...) à partir d'instructions orales ou écrites et les soumettre au contrôle et à la signature de la hiérarchie puis en assurer la diffusion
o Transmettre au Responsable les besoins d'évolutions des procédures et des outils à mettre en place
o Participer aux réunions hebdomadaires du service et à toutes autres réunions ou instances nécessaires
o Préparer et organiser les différentes réunions : convocations, préparations des dossiers préalables, réservations des salles, réception des participants
o Gérer les relations entre les interlocuteurs internes et externes au service
o Gérer les réclamations
o Gérer les achats de fournitures et du fonctionnement courant du bureau
- Assistance auprès du Responsable
o Participer au recollement des données de structuration du rapport annuel d'activité (RAPQS)
o Saisir les données en lien avec la matrice des coûts et le suivi des contrats avec éco-organismes.
Le profil recherché
Formation de niveau Bac Pro souhaitée dans le domaine de l'administration ou de la gestion.
Savoirs :
- Formalisme des documents administratifs courants
- Instances et procédures de décisions de la Collectivité
- Environnement institutionnel
- Règles budgétaires (nomenclature, engagements, imputations comptables)
- Organisation et gestion du temps
- Règles de l'expression écrite et orale
Savoir-faire :
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Enregistrement, classement et archivage des documents
- Organisation du travail selon les priorités et capacité d'alerter selon le domaine d'activité
- Maîtrise des outils informatiques et formation sur les logiciels métiers
- Mise en forme des documents administratifs
Savoir-être :
- Capacité à s'adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction du type d'interlocuteur
- Force de proposition, volontaire et dynamique
- Capacité à être à l'écoute des autres et réceptif aux informations fournies par l'environnement
- Capacité à être efficace dans l'organisation de sa propre activité et à appliquer les décisions en hiérarchisant les actions en fonction de leurs urgences et/ou importances
- Capacité à s'intégrer et à coopérer dans un ou plusieurs groupes de travail et d'y apporter une contribution efficace
Infos complémentaires
Rémunération selon grille indiciaire
Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Digne-les-Bains
Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).
Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
22 640 € / an 1 887 € / mois 12,44 € / heureSalaire brut estimé
24 615 € / an 2 051 € / mois 13,52 € / heureEstimation haute
27 500 € / an 2 292 € / mois 15,11 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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