Assistant Administrative - Neuville-Sur-Saone H/F Fonction publique Territoriale
Neuville-sur-Saône - 69 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Collaboratrice administrative du directeur des services techniques, assure le secrétariat général du pôle et coordonne son organisation administrative ; apporte son support aux responsables et aux agents dans l'organisation administrative de certaines de leurs missions (tableaux de suivi, prises de rendez-vous, bons de commande, courriers...)
Assiste le directeur des services techniques dans la préparation et le suivi budgétaire
Accueil physique et téléphonique du pôle (administrés, entreprises, partenaires extérieurs, services et élus)
Coordination administrative des réclamations, transmission aux services gestionnaires et suivi des réponses apportées
Ponctuellement, assiste la responsable du service urbanisme sur ses dossiers et assure la continuité du service en cas d'absence
Position hiérarchique :
- Sous l'autorité de : Directeur des Services Techniques
Relations de travail :
En interne : les collègues du CTM, les responsables de service de la commune et tout agent de la collectivité, ainsi que les élus
En externe : Les responsables utilisateurs de bâtiments, les directeurs d'écoles, les professionnels, les entreprises prestataires, les associations, toute personne en lien avec les missions de l'agent, les administrés
- Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires (écoles, associations)
- Rédaction et suivi des tableaux d'analyse : budget, formations, consommations, congés du pôle, commande de vêtements...
- Gestion des demandes d'intervention auprès des Services Techniques (logiciels Atal et eAtal) : analyse de la demande, enregistrement et transmission au bon service. Enregistrement des retours des services
- Réception du courrier reçu, tri et distribution, copie
- Suivi des courriers du pôle : rédaction, mise en forme, mise à la signature, copie et expédition
- En lien avec les responsables de services : suivi, classement, archivage des dossiers
- Organisation et suivi des formations obligatoires des agents (CACES, habilitation, formations groupées...) : devis, suivi budget, organisation de l'évènement, retour des attestations...
- Rédaction des bon de commande et transmission aux prestataires
- Aide sur la rédaction des arrêtés
- Suivi des dossiers d'assurance et des déclarations de sinistres
Enregistrement des dossiers d'urbanisme et secrétariat ponctuel du service urbanisme
Le profil recherché
Compétences requises pour tenir le poste
Connaissances
- Connaissances de l'environnement de la collectivité
- Maîtrise de la communication orale et écrite
- Maîtrise de l'outil informatique (Office, Courriel, Internet, logiciel de compta, logiciel de réclamation, Cart@ds, Géonet, Lyvia...)
- Connaissances de l'organisation d'un service technique et la répartition des compétences sur le domaine public
- Savoir gérer son temps et les priorités
Compétences Professionnelles Requises
- Sens de l'accueil, du contact et du travail en équipe
- Savoir synthétiser
- Aptitude à gérer l'information écrite et orale
- Aptitude à organiser, programmer et répartir les tâches (gestion du temps : délais réglementaires, urgence...)
Comportements et attitudes
- Organisation, méthode, rigueur
- Être capable d'accueillir tout public en s'adaptant à son interlocuteur
- Savoir analyser une situation, enregistrer l'information, transmettre la demande et rendre compte
- Respect la confidentialité et discrétion
- Sens du service public
- Adaptabilité
Modalités d'exercice
- Temps de travail : 50%
- Horaires : 17.5H sur 4 jour le matin
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
22 200 € / an 1 850 € / mois 12,20 € / heureSalaire brut estimé
23 626 € / an 1 969 € / mois 12,98 € / heureEstimation haute
25 800 € / an 2 150 € / mois 14,18 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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