Assistant de la Direction du Site de Voiron et Charge des Usagers a la Direction Juridique et Usagers H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif Descriptif du poste :

Un poste d'assistant(e) de direction deleguee du site de Voiron et charge(e) des usagers et du secretariat a la Direction des Affaires Juridiques et des Relations avec les Usagers est a pourvoir a temps plein 100% a compter du 15 octobre 2025 sur le site de Voiron. Les activites du poste : 1) Assistante de la Direction Deleguee du site de VOIRON L'Assistante de Direction assure le soutien administratif et organisationnel de la direction afin de faciliter la bonne marche des activites. Elle agit en interface entre la direction, les collaborateurs et les partenaires externes. Gestion de l'agenda de la direction deleguee : planification et organisation des reunions, rendez-vous Preparation et organisation des reunions (diffusion des documents, organisation logistique) Gestion de la correspondance (emails, courriers, appels telephoniques) et filtrage des communications Accueil physique Accueil physique et telephonique lors de l'absence de la secretaire de la Direction des soins du site de Voiron Gestion administrative (dossiers, classement, gestion des fournitures de bureau) Coordination de la communication interne et externe du site de Voiron (en lien avec la Direction Communication) Participation a l'organisation d'evenements sur le site de Voiron (...) Gestion des tâches administratives diverses selon les besoins Elaboration et transmission d'un tableau hebdomadaire des gardes et astreintes (PDSA) pour le site de Voiron et les etablissements de la Direction Commune Organisation de l'astreinte de Direction : Preparation et suivi du planning des gardes de direction, saisie sur intranet, Mise a jour de la mallette de garde des directeurs Gestion des hebergements et suivi du parc locatif : Planning occupation chambre de garde mutualisee Lien avec agence immobiliere pour location studio pour medecins (visites, etats des lieux, mise en place des contrats EDF, EAU, Assurances, en lien avec services de Grenoble) Lien avec Tremplin Sport Formation 2) Chargee des Relations avec les Usagers, Chargee des contentieux Traitement des reclamations adressees par les usagers : Reception et gestion des courriers de reclamation (Demande des elements de reponse aux services concernes pour le site de Voiron ; Redaction du projet de reponse) ; Traitement des appels telephoniques des usagers + accueil physique ; Organisation des mediations et envoi des comptes rendus aux plaignants ; Suivi des reclamations par tableau annuel ; Suivi des reclamations en lien avec l'ARS Commission des usagers Organisation et secretariat de la Commission des Usagers : Preparation et organisation des reunions, Rapport annuel de l'ARS sur le fonctionnement de la CDU, Travail en lien avec les associations (prise de contact, presentation en CDU, organisation de journees a theme, mise en relation avec les representants des usagers et les representants de patients) Gestion des temoignages de remerciements Gestion des contentieux a. contentieux corporels patients : Declaration et suivi en lien avec l'assureur b. contentieux materiels patients et agents (perte objets personnels, incident dentaire, degradation vehicule personnel) : Declaration et suivi en lien avec l'assureur c. Utilisation TELERECOURS : Repartit les dossiers de contentieux administratifs arrivant via Telerecours aux directions concernees (DAM, DAF, BDE, DRH, Cellule des Marches, DSI) d. Tableau de bord Requisitions judiciaires et Saisies de dossier medical : Gestion des requisitions en lien avec le ou les secteur(s) concerne(s) selon l'information demandee et transmissions des elements a la Police ou a la Gendarmerie. Point avec le directeur des affaires juridiques et Reunion d'equipe

Profil recherché :

Les competences specifiques et qualites requises : Savoirs : Bonne connaissance du milieu hospitalier et des droits du patient Savoir-faire : Capacites relationnelles Competences juridiques Faculte a etablir un dialogue professionnel avec les usagers Capacite a analyser objectivement des faits et a proposer des actions preventives Dynamisme, engagement, et force de propositions Bonne utilisation des outils bureautiques. Respect du secret professionnel, de l'obligation de discretion professionnelle et des regles de confidentialite. Relations professionnelles specifiques au poste : Relations hierarchiques : La Directrice Deleguee et la Directrice Deleguee Adjointe de l'hopital de Voiron Le Directeur des affaires juridiques, relations Usagers, situations sanitaires exceptionnelles Relations fonctionnelles : Membres de la Direction Qualite Representants des patients et representants des usagers, mediateurs Participation a la reunion d'equipe de la direction juridique usagers SSE (1 fois par trimestre) Conditions de travail dans le poste : Grade : Adjoint des Cadres Temps de travail : 100% Poste a temps complet Forfait jour 8h-17h Teletravail possible (1 jour/semaine) apres evaluation prealable de faisabilite