Assistant Médico Administratif ou Adjoint Administratif Métier Secrétaire Médical Chirurgie Vasculaire H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif PRESENTATION DU SERVICE
Le service de chirurgie vasculaire prend en charge les patients ayant des pathologies vasculaires et
nécessitant une intervention chirurgicale.
Le service de chirurgie cardiaque prend en charge des patients relevant de la chirurgie cardiaque.
Le service d'hospitalisation de Chirurgie Cardiaque et de Chirurgie vasculaire sont situés à l'hôpital
Nord, au 1er étage du bâtiment C.
Le service des consultations est situé à l'hôpital Nord, au 1er étage du bâtiment D.
postes de travail amplitude de 7h40 par jour).
ORGANIGRAMME et EFFECTIF DU SERVICE
- Chef de pôle : Pr Rémi PHILIPPOT
- Directeur de pôle : G LAROZE
- Chef de service Chirurgie Cardiaque : Pr Kasra AZARNOUSH
- Chef de service Chirurgie Vasculaire : Pr Mourad BOUFI
- Cadres supérieurs de santé : Aurore ARROUEZ Malika ESCOFFIERDSIRMT Février 2024 2
Effectifs du secrétariat :
- 4, 8 ETP (Equivalent Temps Plein)
CADRE GENERAL DU POSTE
L'AMA assure les missions qui lui sont confiées sur les domaines suivants :
Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient
Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché
Planifier l'activité de gestion des rendez-vous de consultation et d'hospitalisation
Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le PUBLIC et/ou orienter des appels
téléphoniques en fonction de leur nature
MISSIONS GENERALES et SPECIFIQUES DU POSTE
Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions,
visites, conférences et événements)
Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale
(consultation, hospitalisation, chirurgie, examens)
Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
Tenue à jour du dossier patient
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement,
diffusion, archivage)
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de
l'identitovigilance
COMPETENCES et CONNAISSANCES
Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion
documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de
compétence
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuellesDSIRMT Février 2024 3
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Diplômes requis :
- Etre titulaire du baccalauréat F8 ou SMS ou d'une formation équivalente
- Bac spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
Formations obligatoires :
- Identitovigilance
- Bien communiquer pour mieux coopérer
- Confidentialité
Formations à réactualiser tous les 4 ans
SAVOIR FAIRE
Mettre en route les différents postes de travail
Maîtriser les outils informatiques de planification, de validation et de frappe des compte-rendus
Travailler en équipe pluridisciplinaire
Faire preuve de discernement face à des informations confidentielles
Savoir prendre du recul face à une situation
Respecter les règles de confidentialité.
Connaître les modes dégradés
Transmettre ses connaissances
Participer à la rédaction et à l'amélioration des procédures
SAVOIR ETRE
Etre capable de travailler en équipe pluri-professionnelle
Avoir le sens de la communication et des relations
Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle
Etre dynamique et motivée
Faire preuve de rigueur et de méthodologie professionnelle
Faire preuve de respect à l'égard des patients et des intervenants
Avoir le sens du contact : être accueillant, courtois, discret, diplomate
Capacité d'intégration dans une équipe pluridisciplinaire
Etre capable d'autonomie dans son travail
Développer une attitude positive en toute circonstance
Faire preuve de mobilité.
Inscription dans une démarche de projet et de qualité continue
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par
téléphone
S'adapter à l'activité du service
HORAIRES et CYCLE DE TRAVAIL
Le secrétariat est ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 18h10 (horaires variables en fonction des
postes de travail amplitude de 7h40 par jour).DSIRMT Février 2024 4
Le Secrétariat organisé en poste de travail :
Poste accueil des consultations (accueil physique, gestion des programmations des blocs
opératoires, frappe des courriers des consultants du jour) bureau bâtiment D, niveau +1.
Poste accueil téléphonique
Poste frappe des sorties d'hospitalisation.
Poste frappe des comptes rendus avec objectif de frappe
- LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS
Les secrétaires médicales sont sous l'autorité de la Direction des Soins.
Dans l'unité, elles travaillent sous l'autorité de la cadre médico-administrative.
Elles travaillent en collaboration avec :
- L'équipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients
- Les usagers pour toute réponse à des demandes d'information, de renseignement
- Les bureaux des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
- Les services médico-techniques pour la réalisation d'examens complémentaires.
RISQUES LIES AU POSTE (décret n° 2001-1016 du 5 Novembre 2001)
Risques et nuisances liées au travail sur écran