Assistant de Direction au Cabinet de la Rectrice Déléguée Esri- Idf H/F Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris 5e - 75 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Missions principales
Le ou la titulaire du poste est chargé(e) de préparer et de coordonner l'ensemble des dossiers liés aux déplacements et visites officielles de la rectrice, ainsi que les manifestations initiées par cette dernière (colloques, comités de suivi, conférences, missions externes...).
Organisation des déplacements et visites officielles
- Préparation logistique des dossiers (version numérique ou papier), en lien étroit avec le directeur de cabinet.
- Élaboration des déroulés de visites et déplacements, incluant les aspects protocolaires et pratiques.
- Interaction avec l'ensemble des parties prenantes impliquées dans l'organisation (partenaires internes et externes).
- Suivi des itinéraires du chauffeur de la rectrice : transmission de l'agenda, coordination avec les lieux d'accueil (stationnement, modalités d'arrivée...).
Organisation des manifestations institutionnelles
- Préparation des déroulés techniques des événements portés par la rectrice (ex. : conférence territoriale de la vie étudiante).
- Compilation annuelle des événements récurrents du secteur ESRI (ex. : Fête de la science, JACES...) et suivi des propositions de déplacements afférentes.
- Préparation des listes de participants, réalisation des badges et gestion des supports mis à disposition.
- Suivi des inscriptions (RSVP), pointage des participants et relances éventuelles.
Appui logistique et administratif
- Gestion des invitations, des rendez-vous et des réunions ; accueil des visiteurs.
- Réservation et préparation des salles de réunion, incluant la coordination des prestations associées (matériel informatique, signalétique, chevalets...).
- Participation à la prise de notes et à la rédaction de comptes rendus lors des réunions autour de la rectrice (réunion d'équipe, réunion de cabinet...).
- Réalisation ponctuelle de reportings ou de compilations de données, notamment en réponse aux demandes de l'administration centrale.
Missions complémentaires
Dans la mesure du temps disponible et en fonction des priorités, le ou la titulaire du poste pourra également contribuer aux autres activités du pôle « Assistance et secrétariat », en appui à l'équipe :
- Suivi, tri et classement du courrier ainsi que des parapheurs.
- Saisie, mise en forme et actualisation de documents, dans le respect de la nature des contenus et de la charte graphique en vigueur.
- Rédaction, envoi et suivi de courriers et courriels.
- Réception et traitement des sollicitations téléphoniques et électroniques : filtrage, réponse ou réorientation vers les services compétents.
- Gestion des agendas du cabinet et vérification régulière de l'exactitude des informations enregistrées.
Le profil recherché
Compétences opérationnelles :
- Maîtrise rédactionnelle et communicationnelle. Orthographe et grammaire parfaites exigées. La maîtrise d'une langue étrangère est un plus.
- Capacité à prioriser son travail
- Une expérience antérieure dans un cabinet ou en administration centrale ou déconcentrée est un atout pour le poste, tout comme une maîtrise basique du protocole républicain.
Compétences comportementales :
Afficher la suite
- Impérativement, capacité à travailler en équipe et en réseau avec les autres secrétariats du rectorat
- Ponctualité dans la prise de poste et dans l'exécution des tâches Disponibilité et réactivité
- Discrétion et rigueur Organisation et méthode
Infos complémentaires
Selon la grille indiciaire des secrétaires d'administration de l'éducation nationale
- Paris 5e - 75
- Fonctionnaire
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