Assistante du Cabinet du Maire H/F Mairie de Bievres

Détail du poste

Descriptif de l'emploi

Sous la hiérarchie de la direction du Cabinet du Maire, l'assistant(e) contribue à l'organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et/ou de l'administration communale.
De façon générale, il/elle apporte une aide à la Direction du Cabinet du Maire en termes de diffusion de l'information, de gestion, d'information, de suivi et de classement des dossiers, de gestion de fichiers partagés.

Missions ou activités

Activités principales :
- Assistance professionnelle de la direction générale et du Maire :
- Réceptionner le courrier postal ou numérique et le diffuser auprès des élus et des services ;
- Traitement et transmission des décisions, des notes de service, en interne et en externe, parapheurs ;
- Prise de note, conception, rédaction et dactylographie des courriers, notes, rapports, courriels ;
- Organiser des réunions et suivre la logistique de ces réunions ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous ;
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Prendre des notes lors de la réunion et rédiger les comptes-rendus ;
- Organisation du classement et de l'archivage des dossiers.
- Conception, réalisation et mise en place d'outils de suivi d'activités, de tableaux de bord :
- Concevoir et mettre en place les modèles informatiques des documents internes ;
- Créer et tenir à jour la base des données des contacts.
- Accueil physique, téléphonique et électronique du secrétariat :
- Prise des communications internes et externes, renseigner les interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ;
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriels.