Assistant du Directeur Général des Services H/F Communaute D'agglomeration du Pays de Ge
Gex - 01 CDD- 2 200 - 2 500 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Assistant(e) du Directeur Général des Services (H/F).
À la frontière de la Suisse et à proximité de Genève, la CAPG connaît un fort développement démographique, économique et urbain, et porte des projets structurants dans les domaines de l'aménagement, de la mobilité, de l'environnement et des services à la population nécessitant une organisation et un soutien administratif de haut niveau.
MISSIONS
Sous l'autorité directe du Directeur Général des Services, vous assurerez un soutien administratif et organisationnel de premier ordre, contribuant à l'efficacité et à la fluidité du fonctionnement de la Direction Générale. Vos missions seront notamment les suivantes :
- Assister le DGS dans l'organisation de son activité quotidienne : gestion d'agenda, préparation des réunions, gestion des priorités, organisation des déplacements ;
- Assurer le secrétariat de direction : rédaction, relecture et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus, présentations, préparation des dossiers (ordre du jour, convocations, supports) ; Gérer les documents structurants de la Direction Générale, en assurer le classement et la disponibilité.
- Enregistrer et dispatcher le courrier « arrivé » de l'établissement et en organiser le suivi
- Contrôler l'ensemble de la production des documents à la signature du Président et du DGST
- Assurer un lien avec les assistantes des membres de la Direction Générale.
- Participer à la coordination transversale de dossiers stratégiques, en lien avec les services et partenaires institutionnels ;
- Suivre les échéances, relancer les services concernés, assurer une traçabilité des dossiers sensibles ;
- Organiser et assurer le bon déroulement des réunions de direction et des réunions de pilotage : convocations, ordre du jour, comptes-rendus, diffusion des documents ;
- Gérer les relations courantes avec les élus, les directions de services, les partenaires externes.
- Contribuer à la circulation fluide de l'information au sein de la direction générale et avec les services ;
- Assurer une veille et recherches d'information : collecter et organiser les données nécessaires au DGS pour la prise de décision ;
- Assurer un appui à a gestion administrative : suivi budgétaire courant de la direction, gestion des fournitures, etc.
PROFIL
Formation : Bac +2 minimum (BTS Assistant de Manager, DUT Carrières Juridiques ou équivalent).
Une formation complémentaire en administration publique serait un plus.
Expérience : Une expérience significative (minimum 3 à 5 ans) sur un poste similaire, idéalement au sein d'une collectivité territoriale ou d'un EPCI, est souhaitée.
La connaissance de l'environnement territorial et de ses spécificités serait fortement appréciée.
Compétences techniques :
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse.
- Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
- Connaissance des procédures administratives et du fonctionnement des collectivités.
Qualités personnelles :
- Discrétion et sens de la confidentialité : Ce poste exige un devoir de réserve absolu.
- Rigueur, organisation et autonomie : Capacité à gérer les priorités et à travailler de manière proactive.
- Réactivité et adaptabilité : Aptitude à gérer l'urgence et les imprévus.
- Sens relationnel et diplomatie : Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés, parfois exigeants.
- Esprit d'initiative et force de proposition.
- Polyvalence et capacité à traiter des sujets divers.
CONDITIONS DU POSTE
- Statut : Recrutement par voie statutaire (catégorie B - filière administrative) ou contractuelle (CDD de 3 ans renouvelable)
- Temps de travail : Temps complet.
- Rémunération : Selon grille indiciaire de la Fonction Publique Territoriale et régime indemnitaire en vigueur (RIFSEEP)
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Réaliser une veille documentaire, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez Communaute D'agglomeration du Pays de Ge
Située entre la Haute-Chaîne du Jura, le lac Léman et Genève, la communauté d'agglomération regroupe 27 communes et 100 000 habitants. Avec près de 80 métiers et plus de 180 collaborateurs permanents, c'est une structure en plein développement qui intervient dans : la protection de l'environnement et des milieux naturels, la gestion et la valorisation des déchets, le développement économique, l'aménagement de l'espace, les transports, la santé, le social, l'enfance et la culture.
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