Assistant·e de Direction à la Direction du Patrimoine - 135 H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Toulouse - 31 Fonctionnaire- Bac
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Sous l'autorité du Directeur du Patrimoine et au sein de la cellule de gestion administrative et d'appui au pilotage, vous exercez des missions d'assistant-e de direction. À ce titre, vous contribuez au bon fonctionnement de la direction en exerçant des missions polyvalentes et en réalisant des actes administratifs et de gestion dans le respect des procédures, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques professionnelles.
Assistant.e du directeur et de la direction
· Gérer l'agenda du directeur, l'organisation des réunions
· Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction du Patrimoine
· Etre le-la référent(e) RH de la direction (temps de travail, absences, avancement, concours...)
· Gérer les courriers entrants et sortants, le suivi des parapheurs. Gérer la boîte mail générique.
· Organiser et faire respecter le classement et l'archivage aux formats numérique et papier.
· Travailler en articulation avec les autres directions, les composantes et notamment leurs divisions patrimoine
· Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
· Recenser les dossiers à présenter en Conseil d'Administration ou en instance
· Suppléance occasionnelle de l'assistante de la DGS adjointe Patrimoine Logistique Prévention et Sécurité
Gestion technique
· Etre en appui à la gestion des demandes d'intervention et au suivi des tickets dans la GMAO
· Planifier les dates pour les Vérifications Techniques Réglementaires en lien avec les prestataires et les contraintes des laboratoires, des composantes d'enseignements, des services utilisateurs des locaux
· Suivre les interventions sur les stores, les volets roulants, les ascenseurs
· Gérer les remises de clés aux entreprises pour intervention dans les bâtiments
· Rédiger / diffuser des notes de service informant d'interventions techniques ou en lien avec l'activité de la Direction du Patrimoine
· Assurer le suivi administratif des registres de sécurité des bâtiments recevant du public
· Contribuer à la rédaction des projets de commandes et à la préparation des services faits de la Direction du Patrimoine
Communication interne et externe
· Assurer une circulation efficace de l'information en interne et en externe. Avoir un rôle de facilitateur-trice et de fluidification des activités. Etre en réseau avec les autres assistant-e-s de direction.
· Réaliser les mises à jour de l'espace Intranet de la Direction du Patrimoine, y diffuser l'actualité des projets et des interventions
· Tenir à jour la revue des projets immobiliers (document de synthèse des projets)
· Contribuer à l'organisation et au respect des circuits décisionnels
· Participer à l'élaboration des procédures et outils visant à améliorer la gestion et sécuriser les actes de la Direction.
Le profil recherché
Connaissances :
- Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction et de gestion documentaire
- Très bonne connaissance de la gestion administrative
- Connaissance de l'organisation de l'ESR
- Très bonne aisance sur les logiciels bureautiques (Pack Office) et outils Web
Savoir faire technique :
- Sens de la relation à l'usager et du service
Afficher la suite
- Techniques d'élaboration de tableaux de bord
- Sens de la diplomatie et de la pédagogie
- Sens du travail en équipe, en transversalité et en collaboration
- Capacité à identifier rapidement les interlocuteurs internes et externes pertinents en fonction des dossiers traités
- Capacité à se familiariser avec le vocabulaire technique lié à la gestion d'un patrimoine immobilier et aux opérations de travaux
Savoirs comportementaux :
- Faire preuve d'une importante capacité d'adaptation face aux différents interlocuteurs
- Fort pragmatisme
- Rigueur, fiabilité, réactivité, dynamisme
- Excellentes qualités relationnelles, aptitude au dialogue et à l'écoute
Diplômes requis : Bac Pro ou BTS assistante de direction
Expérience souhaitée : 3 à 5 ans
Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Toulouse
Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).
Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 400 € / an 1 950 € / mois 12,86 € / heureSalaire brut estimé
26 500 € / an 2 208 € / mois 14,56 € / heureEstimation haute
30 302 € / an 2 525 € / mois 16,65 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
Merci pour votre retour !
- Toulouse - 31
- Fonctionnaire
Créez une alerte
Pour être informé rapidement des nouvelles offres, merci de préciser les critères :
Finalisez votre candidature
sur le site du partenaire
Créez votre compte pour postuler
sur le site du partenaire !
sur le site du partenaire
sur le site du partenaire !
Ces offres pourraient aussi
vous intéresser
Recherches similaires
- Job Assistante de direction
- Job Secrétariat
- Job Saint-Gaudens
- Job Muret
- Job Revel
- Job Colomiers
- Job Blagnac
- Job Auterive
- Job Villefranche-de-Lauragais
- Job Carbonne
- Job Balma
- Job Fenouillet
- Job Hôtesse d'accueil
- Job Secrétaire médical
- Job Assistant de gestion
- Job Agent d'accueil
- Job Assistant de manager
- Entreprises Secrétariat
- Entreprises Assistante de direction
- Entreprises Toulouse
- Job Fonction publique
- Job Assistant
- Job Public
- Job Espace
- Job Directeur
- Job Fonction publique Toulouse
- Job Public Toulouse
- Job Espace Toulouse
{{title}}
{{message}}
{{linkLabel}}