Adjoint Administratif - l'Unité de Coordination Hospitalière des Prélèvements d'Organes et de TissusChpot H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

I. Objet
Ce profil de poste décrit les missions, activités et conditions d'exercice de l'adjoint administratif de l'unité de Coordination Hospitalière des Prélèvements d'Organes et de Tissus (CHPOT).
Exigence institutionnelle :
Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect de confidentialité.
II. secteurs et professionnels concernés
Secteurs : Pôle 18 Centre de Gestion des Blocs Opératoires, Unité de Coordination Hospitalière des Prélèvements d'Organes et de Tissus (CHPOT) basée à Michallon 3ème F 2
Professionnels : Professionnels du CHUGA participants aux prélèvements d'organes et de tissus.
Processus : Ressources humaines.
III. Formations et Compétences requises
Niveau bac, diplôme d'Adjoint administratif ou équivalent.

IV. Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Relation hiérarchique : sous la responsabilité du directeur référent et du cadre supérieur administratif du Centre de Gestion des Blocs Opératoires pôle 18.
Missions encadrées par l'assistante médico administrative référente de programmation du centre de gestion des blocs opératoires.

Relations fonctionnelles :
En liens fonctionnels avec le cadre de santé et les médecins responsables de l'unité de coordination des prélèvements d'organes;
L'adjoint administratif de la coordination des prélèvements d'organes est amené à communiquer avec les équipes médicales et paramédicales des Blocs opératoires, des services de réanimation, d'hospitalisation, les services achat et financier du CHUGA, l'Agence de la BioMédecine ABM, les transporteurs, etc.

V. Missions et activités
Missions relatives à l'organisation de l'unité de Coordination des Prélèvements d'organe :
Accueil téléphonique;
Gestion et tri du courrier;
Planification des réunions en interne avec invitations outlook et envoi des ordres du jour, rédaction et transmission des comptes rendus (2 réunions par semaine);
Planification/organisation des rencontres réseau avec ordre du jour, compte rendu;
Mise à jour des ordres de mission permanent;
Commande fournitures de papeterie, linge, etc.
Gestion des demandes de réparations informatiques
Mise à jour du planning des astreintes chirurgicales.
Missions relatives aux activités de coordination de prélèvement l'unité de CHPOT :
Lors des prélèvements multi-organes :
Envoyer les remerciements aux équipes impliquées,
Organiser le retour des machines
Archiver les dossiers dont les résultats bactério et myco post procédure
Suivi des receveurs
Suite aux prélèvements de tissus :
Extraction des décès pour cristal action
Suivi et saisi des devenirs
Gestion administrative des dossiers donneurs (contrôle des dossiers et archivages)
Missions relatives aux données d'activité :
Mettre à jour les bases de données en fonction de l'activité réalisée (CRISTAL, outils internes);
Participer à la réalisation des bilans d'activité;
Extraction de données pour statistiques (Cristal action data base);
Suivi de l'activité et des données de facturation (T2A, transports, bureau des entrées)en lien avec les services achat et financier ;
Suivi des paiements/remboursements
Missions administratives :
Gestion documentaire : participation à la rédaction de procédures, protocole et insertion dans le logiciel de gestion documentaire institutionnel qualnet des procédures,
Conventions : suivi de leur échéance, signature et mise à jour
Mise à jour des modèles informatique et papier
Participer à la préparation des audits internes et externes (Agence de biomédecine ABM)
Missions relatives aux formations :
proposées par la CHPOT :
Email d'invitations aux formations organisées par la CHPOT, réservations des salles, de l'hôtellerie, etc.
Suivi des inscriptions avec listing des inscriptions par formation proposée
Suivi des présences aux formation et attestations de présences et badges
suivies par les professionnels travaillant à la CHPOT :
Ordres de missions occasionnels
Réservation véhicule, hôtel, moyens de transport

Profil recherché :

Savoirs :
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (Word, Excel, Outlook, power point, CRISTAL Action);
Capacités rédactionnelles ;
Connaissances administratives hospitalières
Connaissance du CHU de Grenoble Alpes et expérience dans un secrétériat médical ;
Connaissance du processus du don d'organes et tissues (ou volonté de se former) ;
Savoir-faire :
Capacité organisationnelle, de priorisation et dynamisme ;
Aisance relationnelle et capacité de communication avec des interlocuteurs varies;
Capacité d'adaptation, sens du travail en équipe ;
Capacité à gérer les urgences et à hiérarchiser les priorités ;
Rigueur dans la gestion des données et des délais ;
Savoir-être :
Discrétion et confidentialité absolue
Sens de l'organisation
Réactivité et maîtrise de soi