Secrétaire à Temps Plein à l'Ifsi Nord Gironde H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Poste à pourvoir au 1er septembre 2025 à l'Institut dde Formation de Libourne., Secrétariat de la direction de l'IFSI, IFAS, IFAP.
DÉFINITION
Assurer le secrétariat de l'IFSI, IFAS, IFAP et le suivi de la scolarité des étudiants et élèves de l'ensemble des filières
Appliquer les procédures de sélection d'entrée en formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
Appliquer les procédures de diplomation de la formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
Entretenir les liens entre étudiants/élèves, formateurs et direction quant à la gestion administrative des dossiers des instituts.

HORAIRES ET ORGANISATION DU TRAVAIL
- Temps de travail : temps plein ou temps partiel
- Rythme de travail : 5j/7 (pour temps plein)
NIVEAU DE RESPONSABILITÉ et LIENS HIÉRARCHIQUES
Directeur des soins, coordonnateur général des activités de formation l'IFSI/IFAS/IFAP/FC du Centre Hospitalier de Libourne
Cadre supérieur de santé, adjoint à la directrice
Travail en lien avec la coordination administrative
LIENS FONCTIONNELS
Coordination pédagogique de l'IFSI/IFAS/IFAP
Formateurs
Service Formation Continue
Les secrétariats des instituts du Nord Gironde
Directions fonctionnelles de l'établissement support, en particulier avec les affaires financières, les services économiques, Ressources Humaines, système d'information,.
Région Nouvelle Aquitaine
Université
ARS DREETS CFA France Travail Mission locale
Autres instituts de formation
Partenaires (MNH, MGEN, CASDEN)

MISSIONS GÉNÉRALES et ACTIVITÉS

Tâches principales :

Accueil physique et téléphonique : apprenants et tous publics

Gestion du courrier des instituts : réception et traitement

Gestion du secrétariat :
Traitement et suivi de la messagerie électronique
Gestion des réunions diverses, des salles
Gestion des enquêtes (DREETS, ARS, DRESS, INSEE)
Élaboration des rapports d'activités, règlement intérieur, déclaration de la DIRECCTE
Suivi et traitement des commandes (fournitures, matériel)
Suivi et paiement des intervenants
Gestion du calendrier et rendez-vous de la direction

Gestion de la scolarité des apprenants :
Traitement et suivi des dossiers de demande de prise en charge financière des apprenants (devis, conventions...)
Gestion des OPCO
Instruction des dossiers de rentrée en formation des apprenants et portfolios
Suivi des assiduités des apprenants
Élaboration et suivi des stages des apprenants (conventions, indemnités, tenues, ordres de mission...)
Inscriptions et suivi des apprenants sur les plateformes (France Travail, Roméo, Transition Pro, Solstiss)
Inscription des apprenants à l'université
Suivi des dossiers de demande de bourses des apprenants
Déclaration des accidents de travail des apprenants
Création des badges des apprenants
Préparation au mémoire de fin d'études
Présentation des dossiers des apprenants aux jurys de diplomation (inscription ODESSA, conception des dossiers)

Gestion des sélections d'entrée en formation :
Élaboration des dossiers de sélection
Instruction des dossiers des candidatures des apprenants
Organisation des jurys de sélection
Gestion des admissions et suivi des listes (principale et complémentaire)

Politique qualité, gestion des risques :
Participation aux audits de certification qualité
Préparation des visites de certification qualité
Respect du classement et gestion documentaire
Respect de la politique qualité de l'établissement

Missions ponctuelles :
Gestion des instances des instituts
Engagement dans des missions de référent en transversalité,
Participation à l'entraide entre les instituts (peut être amené à remplacer ponctuellement sur un autre institut ou à la formation continue),
Participation aux journées d'accueil,
Participation aux journées portes ouvertes, aux salons des métiers etc.
Participation à la démarche de certification des instituts
Participation à la surveillance d'épreuves si besoin
Possibilité d'entraide entre les différents secrétariats des instituts du Nord Gironde
EXIGENCES STATUTAIRES
Statut particulier de la Fonction Publique Hospitalière
En CDD si pas titulaire de la Fonction Publique Hospitalière

Qualifications et diplômes requis :
BTS Assistant de Direction / Assistant Manager souhaité
Baccalauréat professionnel ou technologique en gestion administrative souhaité ou équivalant
Expérience professionnelle en gestion administrative attendue.

APTITUDES REQUISES
Générales :
Excellente présentation
Discrétion et respect du secret professionnel
Sens de la communication et de l'accueil
Adaptation et intégration
Organisationnelles, méthodiques et respect des échéances
Autonomie
Capacité à faire du reporting
Ponctualité
Rigueur
Réactivité, logique, dynamisme, sens des priorités
Sens du travail en équipe
Esprit de synthèse
Connaissances :
Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Connaissance ou capacité rapide d'apprentissage pour l'utilisation des différents logiciels métiers et plateforme : Berger Levrault, Odessa, Kairos, Roméo, Solstiss
Qualité rédactionnelle
Spécifiques : (souhaitées)
Connaissance de la réglementation de la formation, des sélections et des référentiels de formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
Valeurs professionnelles :
Sens de la responsabilité
Écoute
Loyauté
Exemplarité