Chef du Pôle du Secrétariat de la Sous-Direction H/F

Direction de la Protection Judiciaire de la Jeunesse

Vous assurez le secrétariat de la sous-direction des ressources humaines et des relations sociales. A ce titre, vos fonctions sont principalement définies comme suit :

1) Management de l'équipe du secrétariat (deux agents de catégorie C);

2) Assurer les missions suivantes :

- anticiper et gérer les échéances en lien avec les cadres de la sous-direction (date des instances, réunions préparatoires, remise des dossiers);

- suivre, actualiser et simplifier les procédures de travail entre le secrétariat et les équipes de la sous-direction.

3) Veiller au bon fonctionnement du secrétariat:

- Programmation des réunions de la sous-directrice et de son adjoint, et du rail calendaire de la sous-direction et des chefs de bureau,

- Gestion du courrier(réception et répartition du courrier par bureau, suivi du Chrono et des parapheurs)

- Action et participation au montage des dossiers, soutien à l'organisation des réunions

- Assurer la permanence téléphonique du secrétariat et de la sous-direction

- Gestion des prévisions de déplacement et les états de frais des agents de la sous-direction

- Accueil des visiteurs et tenue de réunions

- Gestion des fournitures et des achats