Assistante Médico Administrative Consultations Femme-Mère-Enfant H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Qui sommes-nous ?
Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l'Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent. L'ensemble des sites est doté d'équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d'exceller dans votre spécialité.
Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l'Allemagne et est desservi par l'aéroport de Bâle et une gare TGV. Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d'un patrimoine culturel et gastronomique riche.
Nos avantages :
- Crèche dédiée à l'établissement
- CGOS + Amicale du personnel
- Self d'entreprise
- Association sportive
- Événements festifs
- Ateliers bien-être
En chiffres :
- 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes)
- 1200 lits et 600 places en EHPAD
- 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie
- 95 000 passages aux urgences
- 125 000 admissions en hospitalisation
- 2800 naissances
LE POSTE :
Consultations externes : FEMME-MERE-ENFANT
Les consultations incluent des spécialités telles que la gynécologie-obstétrique, le diagnostic anténatal, la pédiatrie, la pathologie mammaire, ainsi que la chirurgie réparatrice et reconstructrice.
DEFINITION DE L'EMPLOI/MISSION
Accueillir et informer les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.), et gérer, saisir, ainsi que classer les informations relatives aux dossiers des patients.
IDENTIFICATION DU POSTE
Lieu d'activité : Sites de Trévenans, Techn'Hom Belfort, et Mittan Montbéliard
Spécificité du poste : Assistante médico-administrative
Rattachement hiérarchique :
Niveau 1 : Secrétaire référente de secteur
Niveau 2 : Coordinatrice des secrétariats médicaux
Niveau 3 : Cadre supérieure du Pôle Ville Hôpital
Relations fonctionnelles :
Dans le service : Tous ses collègues, personnel médical et soignant, cadres
Dans l'établissement : Médecins, soignants, autres services médicaux, bureau des admissions, services administratifs, autres établissements de santé, relations avec la ville
CONDITIONS DE TRAVAIL
Horaires : Travail de 7h30 par jour, coupé ou continu selon les plannings prévus et l'activité du service, avec une amplitude de 7h30 à 18h30 selon les secteurs de consultation.
Contraintes organisationnelles et relationnelles :
Possibilité de dépassement d'horaire
Travail en collaboration avec l'ensemble des collègues dans une équipe importante
Contact public Exigence d'un accueil de qualité des patients
Polyvalence sur différentes tâches et évolution avec le métier
Matériels et outils utilisés : Outils informatiques et logiciels tels qu'Excel, Word, Outlook, Evoluance, Dict, Lifen, Powerchart, Schapptbook, TRACA, DPP, PTAH, et équipements comme téléphone, scanner, copieurs, fax, intranet.
ACTIVITÉS
Fonction d'accueil :
Accueil physique des patients, du public, des professionnels de santé
Accueil téléphonique du personnel, public, patients, médecins traitants, services administratifs et communications
Fonction gestion :
Traitement, classement des dossiers et documents médicaux, tri, diffusion
Importation des documents dans le DPI par numérisation
Répondre aux demandes des médecins
Gestion des consultations externes
Gestion des examens des patients
Fonction frappe et informatique :
Traitement des courriers
Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers
Saisie NGAP
Saisie actes CCAM
Formalités de prise en charge auprès des caisses (CPAM...)
Fonction planification :
Gestion des rendez-vous des agendas des médecins
Gestion des consultations et des programmations aux blocs opératoires, des patients
Divers :
Gestion des fournitures de bureau
Gestion des fax, des mails
Élaboration de devis et commande de prothèses mammaires (pharmacie).
CONNAISSANCES REQUISES
Bureautique : Connaissances opérationnelles
Codage des actes : Connaissances opérationnelles
Communication : Connaissances opérationnelles
Droit des usagers du système de santé : Connaissances opérationnelles
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : Connaissances opérationnelles
Réglementation des archives : Connaissances générales
Secrétariat : Connaissances approfondies
Vocabulaire médical : Connaissances approfondies
EXIGENCES EN MATIERE DE SECURITE, D'HYGIENE ET DE CONFIDENTIALITE
Respecter les règles de confidentialité et sécurité des locaux (3)
Respecter les règles de confidentialité du dossier patient (3)
Tenue civile correcte et port d'un badge (3)
Évaluation : 0 = néant, 1 = occasionnel, 2 = fréquent, 3 = permanent, 4 = surveillance médicale renforcée
PROFIL RECHERCHÉ :
DiplômeS, FORMATIONS ET PREREQUIS
Diplômes : BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, ou expérience dans les secrétariats médicaux.
Prérequis :
Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, etc.)
Bonne connaissance de la terminologie médicale
Compétences en accueil téléphonique et communication
Compétences en informatique
SAVOIR-FAIRE
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, informations, documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme face à une ou plusieurs personnes, en personne ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
RÉMUNÉRATION brut : 2042 / mois