Adjoint au Responsable du Secrétariat Dipn H/F Direction Interdepartementale de la Poli
Besançon - 25 CDD- 11,88 € / heure
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Vous travaillerez sous l'autorité directe du DIPN, du Directeur Interdépartemental Adjoint, et du responsable du secrétariat. Relations avec les différents chefs de service de la DIPN, Préfecture, DRHFS, SGAMI EST et sa délégation régionale de DIJON.
Vos activités principales
- Effectuer le secrétariat du DIPN ;
- Tenir l'agenda partagé, apporter son appui dans la préparation des réunions et prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service.
- Assurer l'accueil téléphonique, physique et par courriel. Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs interne et externes.
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits. Traiter les dossiers ponctuels et suivre les affaires.
- Gérer la documentation interne du service et la diffusion d'information.
- Statistiques : mensuelles, trimestrielles, semestrielles, annuelles.
- Mission d'appui administratif avec l'État-Major.
- Gestion des convocations à la médecine de prévention et leur suivi.
Savoirs-être :
- Savoir accueillir
- Avoir un bon sens relationnel
- Savoir appliquer la réglementation
Spécificités du poste / Contraintes :
Grande disponibilité et confidentialité - 40h30 hebdomadaire (avec horaire variables)
Travail en binôme
Prise de poste au 1ier Juillet
Le profil recherché
Experience : 12 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, bonne communication et rédaction, maîtrise de l'informatique et logiciels
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Activités d'ordre public et de sécurité
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Besançon - 25
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