Assistant Du - De la Délégué Général à la Transmission aux Territoires et à la Démocratie Cultu H/F Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité
Paris - 75 Fonctionnaire- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Sous l'autorité du/de la délégué(e) général(e), l'assistant est chargé des missions suivantes :
Secrétariat
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
Enregistrer, distribuer et suivre le traitement des courriers / notes produits ou reçus par la délégation via Maarch en veillant aux délais des réponses produites
Classer et archiver les dossiers (numériques et papiers)
Gérer l'approvisionnement en fourniture
Gérer l'agenda et les courriels du/de la délégué(e) général(e)
Rédiger des documents courants (courriers, courriels) et mettre en forme des documents écrits soumis à visas (notes ou rapports)
Appui au fonctionnement du service
Mettre à jour des informations internes (organigramme, annuaire, etc.)
S'assurer que les commandes émanant notamment des cabinets sont suivies
Faciliter la circulation de l'information
Organiser les déplacements et missions du/de la délégué(e) général(e) et/ou des cadres qui lui sont directement attachés (organisation, suivi des validations des ordres de mission et états de frais dans l'application dédiée (Chorus))
Organiser les réunions internes et externes de la délégation (réunions de service, séminaires, etc.) : envoi des invitations, préparation des dossiers, réservation des salles, préparation de l'accueil café, gestion du service de traiteur
Appui à la gestion des ressources humaines du service
Participer à la gestion de proximité en matière de Ressources Humaines du/de la délégué(e) général(e) et du chef de cabinet (congés, CET, évaluations...) en utilisant les logiciels RH internes du ministère comme : RenoirH, AgirH et Estève... ;
Mettre à jour l'annuaire pour le service (fiche Sémaphore) et assure la gestion logistique des arrivées et départs.
Le profil recherché
Compétences techniques/savoirs (adaptations possibles selon le poste occupé) :
- Maîtrise des outils de gestion du ministère (à acquérir au travers des formations proposées) : Nestor, Chorus DT, Renoir RH, Samantha, Maarch, Agirh, etc.
- Disposer d'une culture administrative de base (formations possibles)
- Connaissance des missions principales du Ministère et particulièrement des acteurs et des enjeux dans la sphère de la délégation
- Très bon sens de l'organisation, méthode et autonomie
- Capacité à hiérarchiser les dossiers, courriers et les appels téléphoniques selon leur importance
- Maîtrise de la gestion d'agenda et de l'organisation matérielle des réunions
- Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d'interlocuteurs
- Respecter les délais
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Savoir-faire :
- Capacité à synthétiser et restituer des informations
- Savoir rédigerdes documents courants
- Capacité d'adaptation à des structures et interlocuteurs différents (y compris en termes de positionnement hiérarchique / statutaire)
- Capacité d'appréciation de la nature et de la sensibilité des informations traitées
- Capacité à prioriser et à gérer les urgences
- Savoir alerter en cas de conflit d'agenda notamment
- Savoir faire preuve d'autonomie
Savoir-être :
- Sens du service public
- Rigueur, sérieux
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Esprit d'équipe, sens des relations humaines, diplomatie
- Discrétion
- Paris - 75
- Fonctionnaire
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